Wir treffen in unseren Workshops, Seminaren, Kursen und Projektmanagement Inhouse Schulungen oft auf Unternehmen, die die einfache Frage stellen: „Warum können wir nicht die Kurve kriegen? Warum versagt das Projekt-Management in unserem Unternehmen routinemäßig?“

Wir glauben nicht, dass die Gesamtprobleme eines Unternehmens im Projektmanagement auf ein bestimmtes Werkzeug oder eine bestimmte Technik zurückzuführen sind (auch wenn einige sicherlich nicht hilfreich sind). Wir glauben vielmehr, dass es darauf beruht, wie wichtig ein Unternehmen das Projektmanagement für wichtig hält. Wenn sie es für einen wesentlichen Teil der Gesamtleistung des Unternehmens halten, wird es erfolgreicher sein als ein Unternehmen, das es für irrelevant hält. Mit anderen Worten, wir betrachten Projektmanagement als integralen Bestandteil der Unternehmenskultur.

 

Schulung zeigt Indikatoren für Projekt-Management auf

Betrachten wir die Indikatoren dafür, wie ein Unternehmen das Projektmanagement bewertet:

• Mangel an Wissen – den Mitarbeitern fehlt einfach das Grundwissen über die Mechanik des Projektmanagements. Die konzeptionelle Grundlage des Projektmanagements gibt es schon seit einigen Jahren. Es gibt eine Vielzahl von Ausbildungsprogrammen im Projektmanagement, sowohl auf College- als auch auf kommerzieller Ebene. Es gibt auch mehrere Diskussionsgruppen im Internet und Berufsverbände, die sich mit diesem Thema befassen. Oder unsere Inhouse-Schulungen, Seminare, Workshops und Trainings.
• Fehlende Organisationspolitik – das Unternehmen hat keine formelle Politik für die Verwaltung von Projekten verabschiedet. Infolgedessen werden informelle und inkonsistente Ansätze für das Projektmanagement mit gemischten Ergebnissen angewandt. Dies ist weitaus häufiger der Fall, als wenn man ein Unternehmen ohne Wissen im Projektmanagement vorfindet.
• Mangelnde Durchsetzung von Richtlinien und Verfahren – obwohl eine Richtlinie festgelegt wurde, wird sie nicht durchgesetzt. Infolgedessen kommt es zu inkonsistenten Ergebnissen. Wenn ein Unternehmen einen standardisierten und konsistenten Ansatz für das Projektmanagement entwickelt hat, muss dieser routinemäßig überprüft werden, um Genauigkeit und einheitliche Ergebnisse zu gewährleisten. Es ist eine Sache, Gesetze zu erlassen, aber eine ganz andere, sie durchzusetzen.
• Fehlende Rücksichtnahme auf das Ausmaß und die Komplexität des Projekt-Management und es in Stückmahlzeiten anzugreifen – die Menschen scheinen das Ausmaß des Projektmanagements auf natürliche Weise zu unterschätzen. Zur Projektplanung gehört z.B. die Definition von Projektstrukturplänen und Abhängigkeiten, die ein Vorläufer für die Schätzung, Planung, Berichterstattung und Kontrolle ist; die Schätzung ist eine Voraussetzung für die Terminplanung; die Zeitberichterstattung wirkt sich auf die Projektschätzungen und -zeitpläne aus; die Ressourcenzuweisung basiert auf der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter (Qualifikationsinventar) und den aktuellen Projektzeitplänen usw. Es gibt eine überwältigende Anzahl von Softwarepaketen auf dem Markt, die verschiedene Aspekte des Projektmanagements angreifen, aber nur sehr wenige, die sich damit befassen, sind ein integriertes Ganzes.

Es muss daran erinnert werden, dass Projektmanagement in erster Linie eine Managementphilosophie ist, nicht ein ausgeklügelter Satz von Werkzeugen und Techniken, noch ist es eine Verwaltungsfunktion. Vielmehr geht es darum, Menschen auf die Erfüllung der Arbeit hin zu führen (es ist eine „People Management“-Funktion). Als solches wird das Projektmanagement nur so effektiv sein wie die Menschen, die es anwenden.

 

Training zeigt: Disziplin, Organisation und Verantwortlichkeit im Projektmanagement

Letzten Endes steht Projektmanagement für Disziplin, Organisation und Verantwortlichkeit – drei Bereiche, gegen die die Menschen heutzutage eine natürliche Abneigung zu haben scheinen.

• Disziplin – In der westlichen Welt neigen die Menschen dazu, sich der Disziplin zu widersetzen, weil einige glauben, dass sie Kreativität und persönliche Freiheit hemmt. Infolgedessen wird die Teamarbeit oft zugunsten eines schroffen Individualismus geopfert.
• Organisation – Der Disziplin zu folgen ist das Problem der Organisation. Auch hier ziehen es die Menschen in der westlichen Welt vor, ihre eigene Identität zu bewahren und sich so zu organisieren, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechen, und nicht den Bedürfnissen der Organisation. Es gibt auch diejenigen, die behaupten: „Ein überfüllter Schreibtisch ist das Zeichen eines brillanten Geistes“. Im Gegensatz dazu glaube ich an das Regime der Marine, bei dem man entweder an etwas arbeitet, es ablegt oder wegwirft. Das zwingt die Leute, sich zu organisieren. Wenn wir mehr Akten brauchen, besorgen wir sie. Ein überfüllter Schreibtisch ist ein Zeichen für eine unorganisierte Person. Formieren Sie sich, oder verschwinden Sie. Oder besuchen Sie unsere Kurse, Inhouse-Seminare und Workshops.
• Verantwortlichkeit – Dies ist ein Bereich, gegen den die Menschen am meisten rebellieren. Der Ansatz des Projekt-Management, wie er von „PRIDE“ befürwortet wird, steht letztlich für Sichtbarkeit und Verantwortung, planmäßig zu produzieren. Leider scheuen einige Leute Verpflichtungen und ziehen es stattdessen vor, ihre Aktivitäten zu verbergen, so dass sie nicht gemessen und bewertet werden können. Dies ist typischerweise die Reaktion von Menschen, die unsicher sind. Menschen, die von ihren Fähigkeiten überzeugt sind, haben kein Problem mit der Frage der Rechenschaftspflicht.

 

Workshop: Reaktives vs. aktives Management

Es gilt das alte Sprichwort: „Wenn du die Entscheidung nicht triffst, wird die Entscheidung für dich getroffen“. Dies fasst auch den Unterschied zwischen einem aktiven und einem reaktiven Manager zusammen. Echtes Projektmanagement erfordert einen „aktiven“ Manager, nicht einen „reaktiven“. Der aktive Manager kümmert sich um die Probleme, bevor sie auftreten. Er plant für die Zukunft. Der reaktive Manager beschäftigt sich mit dem Gestern und wartet, bis Probleme auftreten, und versucht dann, sich um sie zu kümmern. Heute befinden sich immer mehr IT-Organisationen in einer ständigen „Feuerwehr“-Betriebsweise. Warum? Wegen eines „reaktiven“ Managementstils. Der „reaktive“ Manager scheint nie voranzukommen, genießt aber wahrscheinlich die höchste Sichtbarkeit im Unternehmen. Nehmen Sie sich nebenbei gesagt vor Ihren „Feuerwehrmännern“ in Acht, sie sind wahrscheinlich Ihre Brandstiftungschefs. Manager warten nicht darauf, dass etwas passiert, sie sorgen dafür, dass etwas passiert.

 

Aber wieviel Projekt-Management ist notwendig? Antwort im Kurs!

Können die Philosophien des Projekt-Management von einer einzigen Gruppe von Personen für ein einzelnes Projekt übernommen und umgesetzt werden? Ja. Eine Abteilung oder ein Bereich? Sicherlich. Das gesamte Unternehmen? Auf jeden Fall. Tatsächlich verbessert sich mit wachsendem Umfang die Kommunikation und die Philosophie wird konsequenter angewandt. Der Umfang des Projektmanagements betrifft viele Menschen:

• Der einzelne Mitarbeiter erstellt Kostenvoranschläge und Zeitpläne, führt die Projektarbeit durch und berichtet über die Aktivitäten.
• Der Projektleiter plant und leitet den Einsatz von Ressourcen für Projekte und löst Probleme.
• Abteilungsleiter verwalten Ressourcen und kontrollieren Projekte innerhalb eines Gebiets.
• Die Geschäftsführung wird Projektprioritäten festlegen und den Projektfortschritt überwachen.

 

Im Seminar lernen: Projektmanagement als Unternehmensphilosophie

Es liegt auf der Hand, dass Projektmanagement nicht auf eine Handvoll Menschen oder Projekte beschränkt werden sollte. Es können Dutzende von Projekten gleichzeitig aktiv sein, an denen Hunderte von Mitarbeitern über Abteilungsgrenzen hinweg beteiligt sind. Die Synchronisierung des Arbeitsaufwands ist erforderlich, um die Wirkung zu maximieren und die Verwirrung zu minimieren. Projektmanagement sollte daher als eine Unternehmensphilosophie und nicht als eine Technik angesehen werden, die nur von wenigen Auserwählten angewendet wird. Nur wenn eine standardisierte und konsistente Herangehensweise an das Projektmanagement von einem Unternehmen übernommen wird, wird es zu einem integralen Bestandteil der Unternehmenskultur. Wir werden dann weniger darüber hören, warum Projektmanagement scheitert, sondern mehr darüber, wie das Unternehmen floriert.

 

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