Gute Kommunikation erfordert Zeit, Mühe und eine gründliche Planung. Und ein gutes Krisenmanagement. Eine Strategie für den Umgang mit den Folgen einer schwerwiegenden, geschäftsbedrohenden Unterbrechung und die Fähigkeit, diesen Plan schnell umzusetzen, sollten in jedem Unternehmen ganz oben auf der Liste der Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit stehen. Mehr dazu in unseren Inhouse Schulungen „Krisenmanagement“!
Ein Team für Krisenkommunikation
Ein spezielles Krisenkommunikationsteam: Es ist sinnvoll, dem Krisenteam ein eigenes Kommunikationsteam für das Krisenmanagement in einem Projekt zur Seite zu stellen, das über eigene Spezialisten und einen eigenen Plan verfügt. Dieses Team sollte an Übungen des Krisenteams teilnehmen und darauf vorbereitet und geschult sein, im Falle eines Vorfalls gemeinsam zu reagieren. Ein spezielles Krisenkommunikationsteam ist für eine Organisation von großem Nutzen. Nicht nur, dass die Nachrichtenübermittlung bei einem Vorfall effektiv gehandhabt wird, es ermöglicht dem Krisenteam auch, sich auf das Ereignis zu konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, was sie sagen sollten und zu wem.
Unsere Kurse, Seminare, Workshops werden als klassische Fortbildungen und als Inhouse Schulungen angeboten. In der gesamten DACH-Region: Berlin ● Essen ● Bremen ● Sachsen ● Hamburg ● München ● Dresden ● Chemnitz ● Erfurt ● Hannover ● Wien ● Nürnberg ● Stuttgart ● Düsseldorf ● Dortmund ● Bayern ● Köln ● Frankfurt ● Hessen ● Leipzig.
Medientraining und PR-Schulung helfen
Kommunikation ist eine breit gefächerte Funktion, so dass idealerweise verschiedene Personen ihre eigenen spezialisierten Zuständigkeiten innerhalb dieser Funktion haben werden. Dazu gehören interne Mitteilungen (Information der Mitarbeiter und der wichtigsten Vertragspartner), Kunden, Investoren und finanzielle Interessengruppen. Dazu gehören auch andere relevante Stakeholder wie lokale Gemeinschaften, Konkurrenten (und potenzielle Konkurrenten), traditionelle Medien (einschließlich Printmedien und Rundfunk) und soziale Medien.
Es kann auch einen Sprecher geben, der im Falle einer Krise als öffentliches Gesicht der Organisation auftritt. Er wird mit ziemlicher Sicherheit ein Mitglied der Geschäftsleitung sein, selbstbewusst und verbindlich auftreten und über die nötige Medienschulung verfügen, um die Kernbotschaften zu erfassen, zu verstehen und weiterzugeben, ohne von ihnen abzuweichen. Dies alles lernen Sie in unseren Fortbildungen zum Thema Krisenmanagement in einem Projekt! Sprechen Sie uns an!
Proaktives Krisenmanagement
Es ist von entscheidender Bedeutung, der Öffentlichkeit und der Privatwirtschaft die Gewissheit zu geben, dass die Situation (z. B. ein Terroranschlag, Cyberkriminalität, der Verlust einer Schlüsselfigur oder ein extremes Wetterereignis) unter Kontrolle ist und dass ein Wiederherstellungsplan umgesetzt wurde bzw. wird.
Das bedeutet, dass wir schnell handeln müssen. Vorausschauende Planung ist hier Gold wert. Das bedeutet, dass Sie bereits einen Plan haben, wie Sie Informationen schnell und präzise weitergeben können. Die Nutzung Ihrer Internetpräsenz kann dabei helfen, indem Sie eine versteckte, vorbereitete Webseite bereithalten, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen können, wenn etwas passiert. So kann jeder, der nach den aktuellsten Nachrichten sucht, finden, was er braucht.
Die Bereitstellung dieser Informationen auf diese Weise kann wertvolle Zeit und Ressourcen sparen, da eingehende Anfragen nicht erst dann bearbeitet werden müssen, wenn der Schwerpunkt auf der Bewältigung der Krise liegen sollte.
Notfallnachrichten während einer Krise
Noch wichtiger als der Umgang mit externen Stakeholdern ist es wohl, die Mitarbeiter zu informieren. Sie sind in der Regel das größte Kapital einer Organisation und sollten daher im Mittelpunkt jeder Strategie eines Krisenmanagement in einem Projekt stehen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, dass das Kommunikationsteam, das für die Reaktion zuständig ist, Notfallnachrichten in Form von Textnachrichten (oder ähnlichem, je nach den Möglichkeiten des Nachrichtensystems) an die Mitarbeiter verschickt.
Diese Methode sollte nur sparsam und wenn unbedingt notwendig eingesetzt werden, um die Menschen zu informieren, ohne sie in Panik zu versetzen. Ein kurzer Text könnte sie auf die Website oder eine spezielle Intranetseite verweisen, um weitere Informationen zu erhalten.
Kommunikation mit allen Beteiligten in einer Krise
Es ist auch sinnvoll, die Empfänger aufzufordern, den Erhalt und das Lesen der Nachricht zu bestätigen. Auf diese Weise können die Personen durch einen elektronischen Appell erfasst werden, wenn die Krise Verletzungen oder den Verlust von Menschenleben zur Folge haben könnte.
Die wichtigsten Stakeholder sollten vom Krisen- und Kommunikationsteam im Voraus identifiziert und aufgelistet worden sein. Auch hier können vorbereitete Mitteilungen verwendet werden, um die Betroffenen zu beruhigen und sie auf die Website zu verweisen oder sie aufzufordern, sich mit ihren zuständigen Ansprechpartnern in Verbindung zu setzen.
Auch die Medien müssen und wollen auf dem Laufenden gehalten werden. Angesichts der 24-stündigen Nachrichtenzyklen, in denen wir alle leben, muss jede Krisenreaktion schnell und proaktiv sein. Einschlägige Fernsehsender, Radiosender und Zeitungen sollten kontaktiert und mit so vielen genauen Informationen wie möglich versorgt werden.
Vertrauen von Journalisten und Redakteuren gewinnen
Es ist unerlässlich, die Unterstützung und das Vertrauen von Journalisten und Redakteuren zu gewinnen. Ehrlichkeit ist entscheidend. Es ist weitaus besser für den Ruf einer Organisation, mit schlechten Nachrichten offen umzugehen und die positiven Schritte zu erläutern, die zur Bewältigung der Krise unternommen werden, als zu versuchen, Dinge zu verbergen oder (noch schlimmer) zu lügen. Wenn Sie dies versuchen, werden Sie unweigerlich enttarnt, was das Problem und den Schaden noch vergrößert.
„Für den Ruf einer Organisation ist es weitaus besser, mit schlechten Nachrichten offen umzugehen und die positiven Schritte zu erläutern, die zur Bewältigung der Krise unternommen werden, als zu versuchen, Dinge zu verbergen oder (noch schlimmer) zu lügen.“
Soziale Medien sind ebenfalls eine wichtige Form der Kommunikation. Über Plattformen wie Twitter und Facebook können sich sowohl Wahrheiten als auch Gerüchte in erschreckender Geschwindigkeit weltweit verbreiten. Hier muss das Krisenmanagement in einem Projekt anpacken! Die wichtigsten Botschaften müssen kurz, einfach, ehrlich, eindrucksvoll und glaubwürdig sein.
News zum Projekt in Echtzeit verbreiten
Regelmäßig aktualisierte Beiträge halten die Menschen in Echtzeit auf dem Laufenden, und auch hier können Links zu Ihrer Website weiterführende Informationen liefern. Es liegt in der Natur der Sache, dass soziale Medien sehr sorgfältig verwaltet werden müssen und der Inhalt verfeinert und konsistent sein muss. Das bedeutet, dass den Mitarbeitern dringend davon abgeraten werden sollte, sich in ihren persönlichen Beiträgen in irgendeiner Weise zu der Krise zu äußern, um zu vermeiden, dass die Unternehmensbotschaft verwirrt, emotional, individuell oder ungenau wird.
PR und Krisenmanagement: Die meisten großen Unternehmen verfügen über die notwendigen internen Kommunikationskompetenzen, um diese verschiedenen Kommunikationskanäle im Rahmen eines einzigen, sorgfältig ausgearbeiteten Plans zu bedienen. Bei anderen ist dies nicht der Fall, und in diesem Fall lohnt es sich, externe Fachberater zu Rate zu ziehen.
Die offensichtliche Lösung mag darin bestehen, ein Unternehmen für Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen, aber es lohnt sich die richtige Wahl zu treffen. Nicht alle PR-Unternehmen erfüllen alle Kommunikationsaufgaben gleich gut. Einige sind vielleicht gut in den sozialen Medien, während andere sich in der Krisenkommunikation, in den allgemeinen Medien oder im Umgang mit der Stadt und Finanzorganisationen auszeichnen.
Stärken und Schwächen einer Agentur
Die Erkundung der Stärken und Schwächen einer Agentur, die eingehende Erörterung ihres Angebots und die Gewissheit, dass sie den richtigen Ton treffen und alle Herausforderungen meistern kann, sind ebenfalls wichtige Schritte im Auswahlprozess.
Abmilderung der Auswirkungen einer Krise: Bis zu einem gewissen Grad wird sich natürlich jeder in einer Krise durchwursteln. Das liegt in der Natur eines bedeutenden ungeplanten Ereignisses. Aber Konsequenz, vorausschauende Planung, ein klarer Kopf und eine starke, einheitliche Botschaft tragen dazu bei, die Auswirkungen und den Schaden zu mindern.
Gute Kommunikation hilft nicht nur bei der Bewältigung einer Krise. Sie ist das Management einer Krise. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Organisation untergeht oder schwimmt. Kluge Führungskräfte machen sie zu einer Priorität. Sie wissen, dass sie dann wahrscheinlich in den nächsten Monaten oder Jahren erzählen können, wie sie die Krise überlebt haben.
„Gute Kommunikation hilft nicht nur bei der Bewältigung einer Krise. Sie ist das Management einer Krise. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Organisation untergeht oder schwimmt.“
Wenn Sie über dieses Thema sprechen möchten, können wir Ihnen helfen. Sprechen Sie uns auf unsere Seminare, Weiterbildungen, Workshops und Coachings an!
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