Millionen von Menschen nutzen Microsoft Outlook, aber wie viele machen wirklich Gebrauch von seinen Funktionen? Die Fülle an Schaltflächen und Registerkarten schreckt manche Menschen ab, es kann verwirrend und kompliziert erscheinen. Dabei ist es ziemlich genial, die meisten Leute nutzen es nur nicht effektiv. Hier sind Funktionen, die den meisten Menschen nicht bekannt sind und die das Potenzial haben, Ihre gesamte Erfahrung mit Outlook zu verändern… Mehr dazu in unseren Inhouse Schulungen: Outlook für Fortgeschrittene
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Planen von E-Mails: Manchmal arbeite ich bis spät in die Nacht, aber ich möchte nicht immer, dass meine Kunden das wissen. Vielleicht haben Sie Neuigkeiten, einen Blog oder einen Artikel, von dem die Leute erst am nächsten Tag erfahren sollen, aber dann haben Sie keine Zeit mehr, Updates zu versenden. Mit Outlook können Sie eine E-Mail verfassen und den Zeitpunkt für die Versendung festlegen.
Wie? Wenn Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, gehen Sie zu Optionen>Zustellung verzögern und markieren Sie das Kästchen Nicht früher zustellen, dann geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, bis zu der Sie die Nachricht aufbewahren möchten. Klicken Sie auf Schließen und senden Sie Ihre E-Mail. Sie wird nicht vor der von Ihnen angegebenen Zeit versendet. Profi-Tipp: Seit Mai 2020 ist die gleiche Funktion auch in Microsoft Office 365 Webmail verfügbar.
Erstellen Sie neue Besprechungen, Termine, Aufgaben und Kontakte in einem einzigen Fenster. Wenn Sie wie ich häufig zwischen Kontakten, Kalender und E-Mail wechseln, werden Sie diese Funktion sehr schätzen. Sie ermöglicht es Ihnen, eine neue Aufgabe oder einen neuen Termin zu erstellen, ohne Ihren Posteingang verlassen zu müssen.
So geht’s: Klicken Sie auf Ihrer E-Mail-Startseite auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Neue E-Mail. Dann wählen Sie einfach aus, welches Element Sie hinzufügen möchten: einen Kontakt, einen Termin usw. Sie können auf dieselbe Liste auch zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Outlook-Symbol in der Startleiste klicken. Profi-Tipp: Sie können schnell einen neuen Kalendertermin erstellen, der den Inhalt der E-Mail enthält, indem Sie die E-Mail auf das Kalendersymbol in Outlook ziehen.
Senden Sie ähnliche E-Mails schnell mit Quick Parts: Wenn Sie regelmäßig ähnliche E-Mails versenden, z. B. um Personen zu einer Veranstaltung einzuladen, können Sie mit Quick Parts den Text der E-Mail (oder Teile davon) speichern. Dann können Sie sie in zukünftige Nachrichten einfügen. Wenn Sie den Text als automatischen Text speichern, schlägt Outlook beim nächsten Mal, wenn Sie denselben Inhalt schreiben, den verbleibenden Text für Sie vor, und Sie können einfach die Eingabetaste drücken, um den Text einzufügen.
Wie? Sobald Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, markieren Sie den Text, den Sie speichern möchten. Gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen (obere Menüleiste). Klicken Sie auf Schnellteile und dann auf Auswahl in Schnellteil-Galerie speichern. Sie können dem Text dann einen Namen geben, um ihn leichter wiederzufinden, und in der Dropdown-Liste Galerie können Sie ihn als Schnellteil oder als automatischen Text speichern, der automatisch vorgeschlagen wird, wenn Sie das nächste Mal den Satzanfang eingeben.
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