KI für Assistenz & Office Management ist eine Inhouse-Schulung für Assistenzen, Office-Managerinnen und Office-Manager, Teamassistenz, Projektassistenz und administrative Schlüsselrollen, die ChatGPT, Microsoft Copilot, Excel, Power Query, Power BI und weitere KI-Werkzeuge sicher, effizient und verantwortungsvoll im Büroalltag einsetzen möchten.

Die Bildungsakademie am Rosental bietet diesen Kurs branchenübergreifend, überregional und in der gesamten DACH-Region an: für Unternehmen, Behörden, Verbände und Organisationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz – als Inhouse-Schulung beim Kunden oder als Live-Online-Workshop.

Unter Leitung von Kay Schönewerk, Leiter der Bildungsakademie am Rosental, wird die Schulung als firmeninternes Seminar konzipiert: mit Blick auf Ihre vorhandenen Office-Prozesse, Kommunikationswege, Microsoft-365-Umgebung, Terminlogik, Dokumentenablage, Assistenzrollen, Datenschutzanforderungen und den konkreten Reifegrad Ihrer Organisation im Umgang mit KI.

 

 

Unser maßgeschneiderter Inhouse-Kurs für Ihr Office-Team

Wählen Sie bei Ihrer Anfrage zwischen einer Inhouse-Präsenz-Schulung an Ihrem Standort oder einem Live-Online-Workshop mit Ihrem Team. Die Inhalte werden auf Ihre Assistenz- und Office-Prozesse, Ihre Tool-Landschaft, Ihre Kommunikationsroutinen und Ihre konkreten Anforderungen im Tagesgeschäft zugeschnitten.

 

 

Worum es in dieser KI-Inhouse-Schulung geht

Assistenzen und Office-Managerinnen übernehmen heute weit mehr als klassische Verwaltung. Sie koordinieren Termine, bereiten Entscheidungen vor, strukturieren Informationen, schreiben Protokolle, organisieren Meetings, pflegen Kommunikation, priorisieren Aufgaben und halten Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Kunden, Dienstleistern und Teams zusammen.

Die Inhouse-Schulung zeigt, wie künstliche Intelligenz diese Arbeit konkret unterstützen kann: bei E-Mails, Protokollen, Meeting-Vorbereitung, Recherche, Aufgabenstrukturierung, Präsentationen, Excel-Auswertungen, Terminlogik, Dokumentenentwürfen und interner Kommunikation. Gleichzeitig werden Datenschutz, Vertraulichkeit, Prüfpflichten, Rollenverantwortung und KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 der KI-Verordnung thematisiert.

Für einen vertiefenden Überblick über das gesamte Themenfeld empfehlen wir zusätzlich den Themen-Hub zu KI-Inhouse-Schulungen. Weitere konkrete Formate finden Sie in der Übersicht der KI-Inhouse-Kurse.

 
 

Konkreter Nutzen für Assistenz, Office Management und Verwaltung

Der Kurs übersetzt KI nicht in abstrakte Zukunftssprache, sondern in konkrete Arbeitssituationen aus Assistenz, Sekretariat, Office Management, Projektassistenz und administrativer Koordination. Teilnehmende lernen, wo KI entlastet, wo menschliche Prüfung unverzichtbar bleibt und wie Office-Teams mit klaren Regeln sicherer arbeiten.

• Schnellere Textentwürfe: E-Mails, Antwortvorschläge, Anschreiben, Gesprächsnotizen und interne Informationen mit ChatGPT und Microsoft Copilot vorbereiten.
• Bessere Meeting-Vorbereitung: Tagesordnungen, Briefings, Entscheidungsgrundlagen und Gesprächsleitfäden strukturieren.
• Effizientere Protokolle: Besprechungsnotizen zusammenfassen, Aufgaben ableiten, Verantwortlichkeiten formulieren und Nachfasskommunikation vorbereiten.
• Mehr Sicherheit bei Vertraulichkeit: öffentliche, interne, vertrauliche und personenbezogene Informationen sauber unterscheiden.
• Konkrete Tool-Kompetenz: ChatGPT, Microsoft Copilot, Excel, Power Query, Power BI, Word, PowerPoint, Outlook und Teams sinnvoll einordnen.
• Dokumentierbare KI-Kompetenz: Die Schulung unterstützt Organisationen dabei, KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 der KI-Verordnung strukturiert aufzubauen, ohne eine amtliche Zertifizierung oder Rechtsberatung zu ersetzen.
• Messbare Arbeitsentlastung als Pilotziel: Bei wiederkehrenden E-Mail-, Protokoll- und Meeting-Vorbereitungsaufgaben kann in vielen Teams eine Reduktion des manuellen Entwurfs- und Strukturierungsaufwands um 20 bis 30 Prozent innerhalb von 6 bis 8 Wochen als realistisches Transferziel definiert werden, sofern Freigaben, Datenregeln und Prüfprozesse passen.
• Bessere Zusammenarbeit: Assistenz, Geschäftsführung, HR, Vertrieb, Projektmanagement, Verwaltung und Fachbereiche auf ein gemeinsames KI-Verständnis bringen.

Wenn Ihre Organisation KI auch auf Führungs- und Entscheidungsebene einordnen möchte, kann ergänzend die Inhouse-Schulung „KI in der Unternehmensführung“ sinnvoll sein. Für die Arbeit mit Führungsteams passt außerdem die Inhouse-Schulung „KI-Tools für Führungskräfte“.

 
 

Für wen ist der Inhouse-Kurs geeignet?

Die Schulung richtet sich an Personen, die täglich Informationen bündeln, Kommunikation vorbereiten, Arbeitsabläufe koordinieren und organisatorische Entscheidungen unterstützen. Sie eignet sich besonders für Teams, die KI nicht zufällig ausprobieren möchten, sondern klare, sichere und wiederholbare Arbeitsweisen entwickeln wollen.

• Assistenzen der Geschäftsführung, die Briefings, Entscheidungsunterlagen, Termine, Kommunikation und Nachverfolgung effizienter organisieren möchten.
• Office-Managerinnen und Office-Manager, die Routineprozesse, interne Kommunikation und Dokumentenarbeit mit KI verbessern wollen.
• Teamassistenz und Sekretariat, die E-Mail-Kommunikation, Protokolle, Terminabstimmung und Aufgabenlisten strukturierter bearbeiten möchten.
• Projektassistenz, die Statusberichte, Meeting-Unterlagen, Projektnotizen und To-do-Listen schneller vorbereiten will.
• HR-Assistenz und Personaladministration, die Formulierungen, Gesprächsvorbereitung, interne Informationen und Standardprozesse sicherer bearbeiten möchte.
• Empfang, Verwaltung und Kundenkontakt, wenn Anfragen, Informationen, Servicekommunikation und interne Übergaben eine zentrale Rolle spielen.
• Führungskräfte mit Assistenzteams, die gemeinsame Regeln für KI-Einsatz, Qualitätssicherung und Vertraulichkeit etablieren möchten.

Der Kurs kann für Einsteigergruppen, erfahrene Office-Teams oder gemischte Gruppen aus Assistenz, Führung, HR, Verwaltung und Projektmanagement angepasst werden. Für angrenzende Kommunikationsaufgaben eignet sich zusätzlich die Inhouse-Schulung „KI in Marketing, Kommunikation & Redaktion“.

 
 

Typische Inhalte der Schulung

Die konkreten Inhalte werden vorab auf Ihre Organisation abgestimmt. In vielen Inhouse-Schulungen für Assistenz und Office Management stehen folgende Themen im Mittelpunkt:

 

Themenbereich	Praxisbezug im Kurs
Grundlagen künstlicher Intelligenz	Einordnung von generativer KI, Large Language Models, Chatbots, Automatisierung und KI-Kompetenz für Office-Teams.
ChatGPT im Office-Alltag	E-Mails, Antwortvorschläge, Gesprächsnotizen, Protokollentwürfe, Zusammenfassungen, Briefings und Formulierungsvarianten erstellen.
Microsoft Copilot in Microsoft 365	Einordnung von Copilot in Word, Outlook, PowerPoint, Teams und Excel – inklusive Chancen, Grenzen, Rechtekonzepten und Prüfpflichten.
Excel und Power Query	Listen strukturieren, Daten bereinigen, einfache Auswertungen vorbereiten und wiederkehrende Tabellenlogik besser verstehen.
Power BI für Office- und Management-Reports	Grundverständnis für Dashboards, Kennzahlen, Statusberichte und Management-Übersichten entwickeln.
Meeting- und Protokollprozesse	Tagesordnungen, Ergebnisprotokolle, Aufgabenlisten, Nachfassmails und Entscheidungszusammenfassungen vorbereiten.
E-Mail- und Kommunikationsmanagement	Tonality, Kürzung, Priorisierung, Antwortlogik, Eskalationskommunikation und adressatengerechte Formulierungen trainieren.
Recherche und Informationsstrukturierung	Informationen zusammenfassen, Fragenkataloge entwickeln, Quellen kritisch prüfen und Entscheidungsnotizen erstellen.
Prompting für Assistenzaufgaben	Präzise Arbeitsaufträge mit Rolle, Ziel, Kontext, Tonalität, Datenrestriktion und Ausgabeformat formulieren.
EU AI Act / KI-Verordnung Art. 4	Aufbau von KI-Kompetenz als dokumentierbarer Qualifizierungsbaustein für Beschäftigte, die KI-Systeme nutzen oder bewerten.
Datenschutz, Vertraulichkeit und Governance	Abgrenzung zwischen öffentlichen, internen, vertraulichen, personenbezogenen und strategisch sensiblen Informationen.
Fehlerquellen und Qualitätssicherung	Umgang mit Halluzinationen, falschen Zusammenfassungen, erfundenen Details, unpassender Tonalität und automatisierten Fehlinterpretationen.
Transfer in die Organisation	Entwicklung erster Office-Use-Cases, Prompt-Vorlagen, Tool-Regeln, Freigabewege und nächster Schritte für den sicheren KI-Einsatz.

 
 

Die BARO-OFFICE-Methode für KI im Assistenzbereich

Für diese Schulung nutzt die Bildungsakademie am Rosental die BARO-OFFICE-Methode. Sie verbindet Rollenklärung, Tool-Praxis, Kommunikationsqualität, Datenschutz und Transfer in einem Arbeitsmodell, das besonders für Assistenz- und Office-Teams geeignet ist.

• O – Orientierung: Welche Aufgaben, Rollen, Schnittstellen und Informationsflüsse prägen das Office-Team?
• F – Funktionen: Welche KI-Funktionen helfen tatsächlich bei Text, Recherche, Planung, Protokoll, Präsentation, Excel oder Reporting?
• F – Freigaben: Welche Daten dürfen genutzt werden, welche Informationen bleiben intern und wer prüft sensible Inhalte?
• I – Inputqualität: Wie müssen Prompts formuliert werden, damit KI brauchbare, prüfbare und adressatengerechte Ergebnisse liefert?
• C – Check: Wie werden KI-Ausgaben auf Richtigkeit, Tonalität, Vollständigkeit, Datenschutz und Kontext geprüft?
• E – Entwicklung: Wie entstehen aus Übungen stabile Vorlagen, Regeln und Lernroutinen für den Office-Alltag?

Die Methode hilft, KI nicht als isolierte Tool-Vorführung zu verstehen, sondern als strukturierte Unterstützung für wiederkehrende Arbeitsabläufe im Office Management.

 
 

Praxisbeispiele aus Assistenz und Office Management

Der Kurs arbeitet mit typischen Aufgaben aus dem Arbeitsalltag. Je nach Zielgruppe können eigene anonymisierte Beispiele, neutrale Übungsdaten oder vorbereitete Szenarien genutzt werden.

• Einen langen E-Mail-Verlauf mit ChatGPT oder Microsoft Copilot zusammenfassen und nächste Schritte ableiten.
• Eine Tagesordnung für ein Geschäftsführungsmeeting aus Stichpunkten strukturieren.
• Ein Ergebnisprotokoll mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen vorbereiten.
• Eine schwierige Antwortmail in drei Tonalitäten formulieren: sachlich, freundlich, verbindlich.
• Aus Rohnotizen ein Briefing für eine Führungskraft erstellen.
• Excel-Listen mit Power Query vorbereiten und einfache Auswertungen nachvollziehbarer strukturieren.
• PowerPoint-Folien mit Microsoft Copilot oder KI-gestützten Gliederungen vorbereiten.
• Power-BI-Dashboards und Kennzahlen für interne Statusberichte sprachlich zusammenfassen.
• Standard-Prompts für Protokolle, Terminplanung, Recherche, Nachfassmails und Projektlisten entwickeln.
• Bewerten, welche Informationen in KI-Systeme eingegeben werden dürfen und welche nicht.

Mehr Einblicke in konkrete Umsetzungen finden Sie in den KI-Case-Studies der Bildungsakademie am Rosental.

 
 

Kursfeedback aus der Praxis

„Die Schulung hat uns geholfen, KI endlich konkret in unsere Assistenzprozesse zu übersetzen. Besonders wertvoll waren die Übungen zu E-Mails, Protokollen, Meeting-Briefings und Microsoft Copilot, weil wir direkt gesehen haben, wo wir Zeit sparen können und wo menschliche Prüfung unverzichtbar bleibt.“

Anonymisierte Teilnehmerstimme, Assistenz der Geschäftsführung, Dienstleistungsunternehmen

Solche Rückmeldungen sind für die Kursentwicklung wichtig, weil sie zeigen, welche Inhalte im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden: nicht die abstrakte Diskussion über KI, sondern bessere Prompts, sicherere Kommunikationsprozesse, klare Datenregeln und effizientere Unterstützung für Führung und Teams.

 
 

Warum KI-Kompetenz im Office Management immer wichtiger wird

Assistenzen und Office-Managerinnen arbeiten häufig mit besonders sensiblen Informationen: Terminen, internen Entscheidungen, Personalthemen, Kundendaten, vertraulichen E-Mails, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Management-Unterlagen. Gerade deshalb reicht es nicht, KI-Tools nur „auszuprobieren“.

Die Schulung verbindet Tool-Praxis mit Urteilskompetenz. Teilnehmende lernen, Ergebnisse von KI nicht ungeprüft zu übernehmen, sondern Tonalität, Kontext, Datenschutz, sachliche Richtigkeit und mögliche Fehlinterpretationen systematisch zu prüfen.

Fachliche Orientierung bieten unter anderem die Informationen der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung: EU AI Act Service Desk: Article 4. Für Fragen des sicheren KI-Einsatzes verweist die Schulung außerdem auf Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik: BSI: Künstliche Intelligenz.

 
 

Was Teilnehmende nach der Schulung besser können

Nach dem Inhouse-Kurs verfügen Teilnehmende über ein realistisches Verständnis dafür, wie KI in Assistenz, Office Management, Sekretariat, Projektassistenz und Verwaltung eingesetzt werden kann. Sie können typische Anwendungsfälle besser beurteilen, einfache KI-gestützte Arbeitsabläufe selbst erproben und Risiken professioneller einschätzen.

• Sie erkennen geeignete und ungeeignete KI-Anwendungsfälle im Office-Alltag.
• Sie können ChatGPT, Microsoft Copilot, Excel, Power Query, Power BI, Word, PowerPoint, Outlook und Teams gezielter einordnen.
• Sie formulieren bessere Prompts für E-Mails, Protokolle, Briefings, Präsentationen, Recherche und Aufgabenlisten.
• Sie prüfen KI-Ergebnisse kritischer und erkennen typische Fehlerquellen.
• Sie unterscheiden zwischen öffentlichen, internen, vertraulichen und personenbezogenen Informationen.
• Sie entwickeln erste KI-Workflows, die zu den eigenen Office-Prozessen passen.
• Sie können Chancen, Grenzen und Voraussetzungen gegenüber Führungskräften und Teams klarer erklären.
• Sie erhalten eine nachvollziehbare Grundlage, um KI-Kompetenz im Sinne der KI-Verordnung intern zu dokumentieren.

 
 

Format: Inhouse beim Kunden oder Live-Online

Die Schulung wird ausschließlich als firmeninternes Format durchgeführt. Es handelt sich nicht um ein offenes Seminar mit Einzelbuchungen. Dadurch können Inhalte, Beispiele, Diskussionen und Übungen gezielt auf Ihre Organisation zugeschnitten werden.

• Inhouse beim Kunden: Präsenzformat für Assistenzteams, Office-Teams, Verwaltungseinheiten oder bereichsübergreifende Gruppen an Ihrem Standort.
• Live-Online: Interaktiver Online-Workshop mit Übungen, Tool-Demos, Diskussionen und transferorientierten Arbeitsphasen.
• Individuelle Anpassung: Abstimmung auf Microsoft-365-Umgebung, Datenschutzregeln, Assistenzrollen, Kommunikationswege und typische Office-Prozesse.
• Praxisorientierter Transfer: Entwicklung erster Use Cases, Prompt-Vorlagen und Leitplanken für den Arbeitsalltag.
• Optionale Transferphase: Nach 4 bis 8 Wochen kann ein Follow-up genutzt werden, um Pilotprozesse, Prompt-Vorlagen und Tool-Regeln zu überprüfen.

Für Teams mit starkem Kundenkontakt kann ergänzend die Inhouse-Schulung „Künstliche Intelligenz im Kundenservice“ sinnvoll sein.

 
 

Einordnung durch die Bildungsakademie am Rosental

„KI wird im Office Management dann wertvoll, wenn Assistenzen nicht nur ein Tool bedienen, sondern Informationen besser strukturieren, Kommunikation sicherer vorbereiten und vertrauliche Inhalte verantwortungsvoll schützen. Genau dort setzt diese Inhouse-Schulung an.“

Kay Schönewerk, Leiter der Bildungsakademie am Rosental

Die Bildungsakademie am Rosental versteht KI-Schulungen als organisationsbezogene Qualifizierung. Im Mittelpunkt stehen nicht abstrakte Zukunftsversprechen, sondern konkrete Arbeitsfähigkeit: Was kann ein Office-Team morgen besser, sicherer oder schneller erledigen? Wo braucht es Regeln? Und wo muss KI bewusst begrenzt werden?

 
 

Pro und Contra: Chancen realistisch bewerten

Ein professioneller KI-Einsatz im Office Management braucht Neugier für neue Möglichkeiten, aber auch nüchterne Risikobewertung. Die Schulung macht beides sichtbar.

 

Chancen	Grenzen und Risiken
Schnellere Entwürfe für E-Mails, Protokolle, Briefings und Präsentationen.	KI kann plausible, aber falsche oder unpassende Inhalte erzeugen.
Bessere Strukturierung von Informationen, Aufgaben, Terminen und Nachfassprozessen.	Ohne klare Datenregeln können vertrauliche oder personenbezogene Informationen falsch verwendet werden.
Mehr Entlastung bei wiederkehrenden Routineaufgaben im Office-Alltag.	KI ersetzt nicht Kontextwissen, Fingerspitzengefühl und Verantwortungsbewusstsein.
Bessere Unterstützung für Führungskräfte durch vorbereitete Entscheidungs- und Gesprächsunterlagen.	Ungeprüfte KI-Ausgaben können zu Missverständnissen oder falscher Kommunikation führen.
Dokumentierbarer Beitrag zum Aufbau von KI-Kompetenz in der Organisation.	Eine Schulung ersetzt keine vollständige Rechtsprüfung, keine Datenschutz-Folgenabschätzung und kein internes KI-Governance-System.
Stärkere Zusammenarbeit zwischen Assistenz, Führung, HR, IT, Verwaltung und Fachbereichen.	Ohne Governance entstehen Tool-Wildwuchs, Schattenprozesse und uneinheitliche Qualitätsstandards.

 
 

FAQ zur Inhouse-Schulung KI für Assistenz & Office Management

Was lernt unser Team in dieser KI-Inhouse-Schulung?

Ihr Team lernt, wie künstliche Intelligenz typische Assistenz- und Office-Aufgaben praktisch unterstützen kann. Dazu gehören E-Mails, Protokolle, Meeting-Vorbereitung, Recherche, Präsentationen, Excel-Listen, Aufgabenstrukturierung, interne Kommunikation, Datenschutz, Prompting und sichere Tool-Nutzung. Der Schwerpunkt liegt auf direkt nutzbaren Arbeitsweisen für den beruflichen Alltag.

Gilt die Schulung als Kompetenznachweis nach KI-VO Art. 4?

Die Schulung kann als dokumentierbarer Qualifizierungsbaustein für KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 der KI-Verordnung genutzt werden, ersetzt aber keinen amtlichen Nachweis und keine juristische Einzelfallprüfung. Organisationen können Agenda, Teilnehmendenkreis, Lernziele, Inhalte und Teilnahmebestätigungen dokumentieren, um nachvollziehbar zu zeigen, dass Mitarbeitende im konkreten Nutzungskontext zu Chancen, Grenzen, Risiken und verantwortlicher KI-Anwendung geschult wurden.

Welche Tools werden konkret behandelt?

Typischerweise werden ChatGPT, Microsoft Copilot, Word, Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Power Query und Power BI behandelt. Je nach Organisation können weitere Anwendungen hinzukommen, etwa interne Wissensdatenbanken, CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools oder spezielle Dokumentenmanagement-Systeme. Entscheidend ist nicht die Tool-Liste, sondern die sichere und sinnvolle Anwendung im jeweiligen Office-Prozess.

Ist der Kurs eher technisch oder praktisch ausgerichtet?

Der Kurs ist klar praktisch ausgerichtet. Technische Grundlagen werden verständlich erklärt, damit Teilnehmende Chancen und Grenzen von KI besser einschätzen können. Im Mittelpunkt stehen jedoch konkrete Office-Aufgaben: E-Mails formulieren, Besprechungen vorbereiten, Protokolle strukturieren, Informationen zusammenfassen, Präsentationen gliedern und mit vertraulichen Daten verantwortungsvoll umgehen.

Welche Vorkenntnisse benötigen Teilnehmende?

Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Hilfreich sind normale Office-Erfahrung, Grundkenntnisse in Microsoft 365 und ein Verständnis für die eigenen Arbeitsabläufe. Die Schulung kann so aufgebaut werden, dass Einsteiger zunächst ein tragfähiges Grundverständnis entwickeln und erfahrene Teilnehmende anschließend tiefer in Prompting, Tool-Vergleich, Datenschutz, Prozessgestaltung und Governance einsteigen.

Können eigene Beispiele aus unserem Office-Alltag eingebunden werden?

Ja, eigene Beispiele können eingebunden werden, sofern sie vorab anonymisiert oder datenschutzkonform vorbereitet werden. Häufig arbeiten Teams mit neutralisierten E-Mail-Verläufen, fiktiven Protokollen, typischen Terminabstimmungen, Beispielpräsentationen, Aufgabenlisten oder internen Informationsszenarien, die reale Arbeitssituationen abbilden, ohne vertrauliche Informationen offenzulegen.

Wie hilft KI konkret bei E-Mails?

KI kann E-Mails zusammenfassen, Antwortentwürfe vorbereiten, Tonalität anpassen, lange Informationen kürzen, Prioritäten herausarbeiten und Nachfasskommunikation formulieren. Im Kurs wird trainiert, wie Teilnehmende mit ChatGPT oder Microsoft Copilot sachliche, freundliche, verbindliche oder diplomatische Formulierungen entwickeln und anschließend fachlich prüfen.

Wie hilft KI bei Protokollen und Meetings?

KI kann Tagesordnungen vorbereiten, Notizen strukturieren, Ergebnisprotokolle entwerfen, Aufgabenlisten ableiten, Verantwortlichkeiten formulieren und Nachfassmails vorbereiten. Wichtig bleibt, dass Inhalte geprüft werden: Namen, Fristen, Beschlüsse, Zuständigkeiten und sensible Informationen dürfen nicht ungeprüft übernommen werden. Genau diese Prüfkompetenz ist Teil der Schulung.

Wie wird Datenschutz im Kurs berücksichtigt?

Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil der Schulung. Teilnehmende lernen, welche Informationen kritisch sind, welche Inhalte nicht in öffentliche KI-Systeme gehören und wie Organisationen Leitplanken für den KI-Einsatz entwickeln können. Dabei geht es um personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftsführungsinformationen, Personalthemen, Kundendaten, interne Dokumente und Freigabeprozesse.

Ist die Schulung für Führungskräfte mit Assistenzteams geeignet?

Ja, besonders Führungskräfte profitieren von einem gemeinsamen Verständnis mit ihren Assistenz- und Office-Teams. Die Schulung hilft, realistische Erwartungen zu formulieren, Aufgaben sinnvoll zu delegieren, KI-gestützte Vorarbeiten richtig zu bewerten und klare Regeln für Vertraulichkeit, Qualitätssicherung und Freigabe zu etablieren.

Wie lange dauert die Inhouse-Schulung?

Die Dauer wird individuell abgestimmt. Häufig eignet sich ein kompakter Tagesworkshop für den Einstieg. Für Teams mit mehreren Rollen, konkreten Prozessbeispielen oder vertiefenden Tool-Übungen kann ein mehrteiliges Format sinnvoll sein, zum Beispiel mit Vorabklärung, Workshop, Pilotaufgabe und Transfertermin nach 4 bis 8 Wochen.

Kann die Schulung online durchgeführt werden?

Ja, die Schulung kann als Live-Online-Workshop durchgeführt werden. Dieses Format eignet sich besonders für verteilte Teams, mehrere Standorte oder Organisationen, die erste Grundlagen und konkrete Übungen digital umsetzen möchten. Auch online bleibt der Kurs interaktiv und kann mit Bildschirmfreigabe, Tool-Demos, Gruppenübungen und gemeinsamen Prompt-Reviews gestaltet werden.

Welche Ergebnisse können wir nach der Schulung erwarten?

Realistische Ergebnisse sind ein gemeinsames Grundverständnis im Team, konkrete KI-Anwendungsfälle für Assistenz und Office Management, bessere Prompt-Vorlagen, mehr Sicherheit bei Datenschutz- und Prüfprozessen sowie eine klarere Einschätzung, wo KI kurzfristig Nutzen bringt. Ein mögliches Pilotziel ist, den Entwurfsaufwand bei wiederkehrenden E-Mail- oder Protokollaufgaben innerhalb von 6 bis 8 Wochen um 20 bis 30 Prozent zu senken.

Für welche Branchen ist die Schulung geeignet?

Die Schulung ist branchenübergreifend geeignet, weil Assistenz, Office Management, Terminabstimmung, interne Kommunikation und Informationsstrukturierung in nahezu allen Organisationen vorkommen. Typische Einsatzfelder liegen in Industrie, Dienstleistung, Verwaltung, Verbänden, Gesundheitswirtschaft, Bildung, Beratung, Energie, Handel, Logistik und technologieorientierten Unternehmen.

Wie wird der Kurs branchenspezifisch angepasst?

Vor der Schulung werden Zielgruppe, Office-Prozesse, Kommunikationswege, Tool-Umgebung, Datenarten und typische Aufgaben abgefragt. Dadurch können Beispiele gezielt auf Geschäftsführungsassistenz, Projektassistenz, Verwaltung, HR-Assistenz, Kundenkontakt, Empfang, Teamkoordination oder interne Kommunikation zugeschnitten werden. Die Schulung vermeidet generische KI-Demonstrationen und arbeitet mit realitätsnahen Szenarien.

Welche Rollen sollten teilnehmen?

Sinnvoll ist eine Gruppe aus Assistenz, Office Management, Sekretariat, Projektassistenz, Verwaltung, HR, IT und ausgewählten Führungskräften. Dadurch werden praktische Anwendung, technische Rahmenbedingungen, Datenschutz, Freigabeprozesse und Erwartungen an Qualität gemeinsam betrachtet. Besonders wirksam ist das Format, wenn Personen teilnehmen, die im Alltag wirklich mit Informationen, Terminen und Kommunikation arbeiten.

Was unterscheidet diesen Kurs von „KI-Tools für Führungskräfte“?

Dieser Kurs fokussiert Assistenz- und Office-Prozesse: E-Mails, Protokolle, Meeting-Vorbereitung, Aufgabenlisten, Kommunikation, Präsentationen und Informationsstrukturierung. Die Schulung „KI-Tools für Führungskräfte“ betrachtet stärker Entscheidungsunterstützung, Führungsarbeit, Strategie, Teamkommunikation und Managementaufgaben. Beide Kurse können kombiniert werden, wenn Führung und Assistenz mit denselben KI-Regeln arbeiten sollen.

Was unterscheidet diesen Kurs von „KI in der Unternehmensführung“?

Dieser Kurs konzentriert sich auf den praktischen Office-Alltag und die operative Unterstützung von Führung, Teams und Verwaltung. Die Schulung „KI in der Unternehmensführung“ betrachtet stärker Strategie, Entscheidungsarchitektur, Organisation, Risikoabwägung und KI-Rollout auf Leitungsebene. Für Geschäftsführungen mit Assistenzteams kann die Kombination sehr sinnvoll sein.

Wie werden Word, Outlook, Teams und PowerPoint eingebunden?

Word, Outlook, Teams und PowerPoint werden als typische Arbeitsumgebung im Office Management betrachtet. Im Kurs geht es um E-Mail-Entwürfe, Terminlogik, Meeting-Notizen, Besprechungszusammenfassungen, Präsentationsgliederungen, Briefings und interne Kommunikation. Microsoft Copilot kann dabei je nach Lizenz, Rechtekonzept und Datenzugriff unterschiedlich relevant sein.

Welche Rolle spielen Excel und Power Query im Kurs?

Excel und Power Query werden für Listen, einfache Auswertungen, Datenbereinigung, Terminübersichten, Aufgabenlisten, Kontaktlisten, Projektstände und interne Reports betrachtet. Die Schulung ersetzt keine umfassende Excel-Schulung, zeigt aber, wie Office-Teams Daten strukturierter vorbereiten und KI sinnvoll für Analysefragen oder Zusammenfassungen nutzen können.

Welche Rolle spielt Power BI im Office Management?

Power BI kann für Assistenz- und Office-Teams relevant sein, wenn Dashboards, Statusberichte, Kennzahlen oder Management-Übersichten vorbereitet oder kommentiert werden. Der Kurs zeigt, wie Teilnehmende BI-Informationen besser verstehen, Fragen an Daten formulieren und KI für sprachliche Zusammenfassungen oder Entscheidungsnotizen nutzen können.

Was ist der Unterschied zwischen ChatGPT und Microsoft Copilot im Office-Alltag?

ChatGPT eignet sich häufig für Textentwürfe, Strukturierung, Recherchefragen, Formulierungsvarianten, Zusammenfassungen und Prompt-Training. Microsoft Copilot ist stärker in Microsoft-365-Arbeitsumgebungen eingebunden und kann je nach Lizenz- und Rechtekonzept in Word, Outlook, Teams, PowerPoint oder Excel unterstützen. Im Kurs wird verglichen, welches Werkzeug für welche Aufgabe sinnvoll ist.

Wie wird Prompting für Assistenzaufgaben trainiert?

Teilnehmende lernen, Prompts mit Rolle, Ziel, Kontext, Tonalität, Zielgruppe, Vertraulichkeitsgrenze und Ausgabeformat zu formulieren. Beispiele sind Antwortmails, Meeting-Briefings, Protokolle, Aufgabenlisten, Entscheidungsvorlagen, Präsentationsgliederungen und Gesprächsvorbereitung. Wichtig ist immer die fachliche und kommunikative Prüfung durch die verantwortlichen Personen.

Wie vermeiden wir falsche oder unpassende KI-Ausgaben?

Falsche oder unpassende KI-Ausgaben lassen sich nicht vollständig ausschließen, aber deutlich besser kontrollieren. Die Schulung arbeitet mit klaren Prompts, begrenzten Datenkontexten, Quellenprüfung, Tonalitätschecks, Faktenprüfung und Freigabeprozessen. Typische Fehler sind erfundene Details, falsche Zusammenfassungen, unpassende Höflichkeit, missverständliche Formulierungen und unzulässige Vereinfachungen.

Wie lässt sich der Nutzen oder ROI der Schulung bewerten?

Der Nutzen lässt sich über konkrete Pilotziele bewerten, etwa weniger manueller Aufwand bei E-Mail-Entwürfen, schnellere Protokollerstellung, klarere Aufgabenlisten, bessere Meeting-Vorbereitung oder einheitlichere Prompt-Vorlagen. Ein realistisches Startziel kann sein, innerhalb von 6 bis 8 Wochen einen wiederkehrenden Office-Prozess so zu verbessern, dass Entwurfs- oder Strukturierungsaufwand um 20 bis 30 Prozent sinkt.

Unterstützt die Schulung auch Rollout und Change Management?

Ja, der Kurs kann als Einstieg in einen strukturierten KI-Rollout genutzt werden. Dabei werden nicht nur Tools gezeigt, sondern auch Rollen, Regeln, Freigaben, Akzeptanzfragen und Kommunikationsbedarfe betrachtet. Gerade im Assistenzbereich ist wichtig, dass KI nicht als Kontrollverlust erlebt wird, sondern als Unterstützung für bessere Organisation, klarere Kommunikation und verantwortliche Entlastung.

Wie sieht ein sinnvolles Aufbauformat aus?

Ein sinnvolles Aufbauformat besteht häufig aus Vorabklärung, Inhouse-Workshop, Pilotaufgabe und Follow-up. In der Vorabklärung werden Zielgruppe, Tools und Prozesse geklärt. Im Workshop werden Grundlagen, Beispiele und Übungen bearbeitet. Danach testet das Team ausgewählte Use Cases. Im Follow-up nach 4 bis 8 Wochen werden Ergebnisse, Hürden und nächste Schritte bewertet.

Kann die Schulung mit einem Transfertermin ergänzt werden?

Ja, ein Transfertermin ist besonders sinnvoll, wenn die Organisation konkrete KI-Anwendungsfälle im Office Management umsetzen möchte. In diesem Termin können Prompt-Vorlagen, erste Protokollstandards, E-Mail-Regeln, Tool-Fragen, Datenschutzthemen und Erfahrungen aus der Anwendung überprüft werden. Dadurch wird aus einem einmaligen Workshop ein besser verankerter Lernprozess.

Können im Kurs interne KI-Leitlinien entstehen?

Ja, die Schulung kann erste Bausteine für interne Leitlinien liefern. Dazu gehören Regeln für erlaubte und nicht erlaubte Daten, Tool-Nutzung, Prüfpflichten, Freigaben, Verantwortlichkeiten und Dokumentation. Vollständige Governance-Dokumente ersetzt der Kurs nicht, aber er kann ein praxisnaher Startpunkt für organisationsspezifische KI-Regeln im Assistenz- und Office-Bereich sein.

Welche Daten dürfen im Kurs verwendet werden?

Am besten eignen sich anonymisierte, fiktive oder neutralisierte Daten, die reale Arbeitssituationen abbilden, aber keine vertraulichen, personenbezogenen oder strategisch sensiblen Informationen enthalten. Vor dem Kurs sollte geklärt werden, ob eigene Beispiele genutzt werden dürfen und welche Grenzen gelten. Alternativ stellt die Bildungsakademie neutrale Übungsszenarien bereit.

Wie gehen wir mit vertraulichen Informationen um?

Vertrauliche Informationen sollten nicht unkontrolliert in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden. Die Schulung vermittelt, wie Daten klassifiziert, anonymisiert oder durch Übungsdaten ersetzt werden können. Außerdem wird besprochen, welche Rolle Rechtekonzepte, interne Freigaben, Datenschutz, IT-Sicherheit und Tool-Verträge bei der Nutzung von KI im Office Management spielen.

Ist die Schulung auch für öffentliche Einrichtungen geeignet?

Ja, die Schulung eignet sich auch für öffentliche Einrichtungen, sofern Beispiele, Sprache und Entscheidungslogik angepasst werden. Statt Kundenkommunikation oder Geschäftsführungsassistenz können Verwaltungsabläufe, interne Abstimmungen, Bürgerkommunikation, Sitzungsunterlagen, Vermerke, Protokolle oder Projektinformationen im Mittelpunkt stehen. Besonders wichtig sind Nachvollziehbarkeit, Datenschutz, Transparenz und verantwortliche Freigabeprozesse.

Wie fragen wir den Kurs an?

Sie können den Kurs über das Anfrageformular anfragen. Sinnvoll sind erste Angaben zu Zielgruppe, gewünschtem Format, Teamgröße, Vorkenntnissen, vorhandenen KI-Tools, Microsoft-365-Umgebung, typischen Office-Prozessen und konkreten Herausforderungen. Auf dieser Grundlage kann die Bildungsakademie am Rosental ein passendes Inhouse-Konzept entwickeln.

 
 

Ihre Anfrage für eine Inhouse-Schulung zu KI für Assistenz & Office Management

Wenn Ihr Team KI im Assistenzbereich, Office Management, Sekretariat, Projektmanagement oder in der Verwaltung sicherer und praktischer einsetzen möchte, können Sie den Kurs direkt als Inhouse-Schulung anfragen. Beschreiben Sie kurz Ihre Zielgruppe, Ihre aktuelle Ausgangslage, die vorhandenen Tools und die wichtigsten Fragestellungen. Die Bildungsakademie am Rosental entwickelt daraus ein passendes Schulungskonzept.

 

Kurz zusammengefasst

KI für Assistenz & Office Management unterstützt Office-Teams dabei, künstliche Intelligenz sinnvoll, prüfbar und praxisnah für E-Mails, Protokolle, Meeting-Vorbereitung, Recherche, Präsentationen, Aufgabenlisten, Excel-Auswertungen und interne Kommunikation einzusetzen. Die Schulung verbindet Grundlagenwissen, konkrete Übungen, Tool-Praxis mit ChatGPT, Microsoft Copilot, Excel, Power Query, Power BI, Word, Outlook, Teams und PowerPoint, Datenschutz, Governance, KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung und Transfer in den Arbeitsalltag. Sie eignet sich für Organisationen, die KI nicht nur testen, sondern strukturiert und verantwortungsvoll in Office-Prozesse integrieren möchten.

 

English Summary

This in-house training helps assistants, office managers, executive assistants and administrative teams use AI in a practical, responsible and secure way. The course focuses on emails, meeting preparation, minutes, briefings, research, presentations, Excel lists, Power Query, Power BI, ChatGPT and Microsoft Copilot. It is designed for companies, public institutions, associations and organizations across the DACH region. The training can also support documented AI literacy measures under Article 4 of the EU AI Act, without replacing legal advice or formal compliance assessment.

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