Mitarbeiterschulungen gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Sie helfen dabei, Wissen zu vermitteln, Mitarbeiter auf neue Aufgaben vorzubereiten oder ihnen den Umgang mit neuen Prozessen und Technologien beizubringen. Auch bei Umstrukturierungen im Unternehmen kann eine Schulung nötig sein.
Es reicht jedoch nicht, einfach einen Kurs auszuwählen oder einen Trainer einzuladen. Zuerst muss klar sein, was Mitarbeiter lernen sollen und wer eine Schulung braucht. Danach folgen die Wahl des Formats, die Organisation und die Auswertung. In diesem Artikel zeigen wir, wie sich diese Schritte praktisch umsetzen lassen.
Wie plant man eine betriebliche Schulung?
Am Anfang der Planung steht die Frage, welche Kenntnisse im Team fehlen. Hinweise liefern Gespräche mit Mitarbeitern und Führungskräften sowie ein Blick darauf, wo bei der Arbeit Fehler oder Verzögerungen entstehen. Auch neue Software, zusätzliche Aufgaben oder geänderte interne Abläufe können einen Schulungsbedarf auslösen.
Aufschlussreich sind auch Kundenbeschwerden, Qualitätskennzahlen oder die Ergebnisse früherer Schulungen und Audits. Nicht jedes Problem lässt sich jedoch durch eine Schulung lösen: Fehlen geeignete Werkzeuge, sind Zuständigkeiten unklar oder ist die Arbeitslast zu hoch, hilft zusätzliches Wissen allein wenig. Bei der Planung helfen zum Beispiel diese Schritte:
- Fehlende Kenntnisse und Fähigkeiten ermitteln
- Mitarbeiter und Führungskräfte befragen
- Anforderungen einzelner Rollen prüfen
- Teilnehmer auswählen, die die Schulung tatsächlich brauchen
- Lernziele festlegen
Im nächsten Schritt werden die Lernziele mit den Zielen des Unternehmens verbunden. Auch die Zielgruppe, die Inhalte, die Lernmethoden und die spätere Prüfung sollten bei der Planung festgelegt werden. Führt ein Unternehmen zum Beispiel ein neues CRM-System ein, kann das Ziel sein, dass Mitarbeiter nach der Schulung Kundendaten anlegen, Kontakte aktualisieren und Berichte ohne Hilfe erstellen können. Dadurch lässt sich später prüfen, ob das gesetzte Lernziel erreicht wurde.
Welches Schulungsformat passt zum Unternehmen?
Ein einheitliches Format für alle Unternehmen gibt es nicht: Es kommt auf Budget, Gruppengröße, Zeit und Vorwissen an. Präsenzschulungen eignen sich, wenn viel Austausch nötig ist. Online-Kurse passen zu verteilten Teams und Grundlagenwissen. Hybride Modelle verbinden beides, etwa Theorie online und Übungen vor Ort. Workshops eignen sich für Gruppenaufgaben, praktische Trainings direkt am Arbeitsplatz für Maschinen und feste Abläufe.
Auch der Trainer ist wichtig. Er sollte sein Fach gut kennen, Erfahrung in der Branche haben und Inhalte einfach erklären können. Bei der Auswahl helfen Empfehlungen oder eine kurze Probestunde. Die Unterlagen sollten aktuell sein und zu den Teilnehmern passen, zum Beispiel Checklisten oder kurze Anleitungen für später. Bei einer Software-Schulung reicht eine Präsentation nicht. Besser ist es, wenn die Teilnehmer mit Beispieldaten im Programm üben und typische Aufgaben lösen.
Wer externe Anbieter beauftragt, sollte Preis, Zertifikate und Bewertungen vergleichen. Eine solche Kriterienliste hilft auch bei Online-Angeboten. Wer zum Beispiel in einem Casino mit Zimpler spielen möchte, sollte vorher mehrere Seiten ansehen und dabei auf Lizenz, Mindesteinzahlung, Boni und Auszahlungsdauer achten. So lässt sich ein seriöses Angebot erkennen.
Planung und Durchführung der Mitarbeiterschulung
Sobald Thema und Format feststehen, beginnt die Organisation. Zuerst werden Termin, Dauer und Teilnehmerkreis festgelegt. Termine direkt nach einer langen Schicht oder in der Hauptsaison sind meist ungünstig. Die Teilnehmer sollten rechtzeitig erfahren, wann die Schulung stattfindet, was sie erwartet und ob sie etwas vorbereiten müssen. Unterlagen und Technik müssen vorher bereitstehen. Bei Online- oder Hybrid-Schulungen sollten Programme, Zugänge und Mikrofone vorab getestet werden, damit im Termin keine Zeit verloren geht.
Während der Schulung sollte der Trainer nicht nur vortragen. Kurze Fragerunden, Gruppenaufgaben oder Umfragen halten die Teilnehmer aktiv. Ein fester Teil der Zeit gehört praktischen Übungen mit Aufgaben aus dem Arbeitsalltag. Auch Lernen mit KI kann dazugehören: Mitarbeiter üben etwa, KI für bestimmte Aufgaben einzusetzen und die Ergebnisse kritisch zu prüfen.
| Bereich | Was ist zu tun? |
| Termin | Datum und Dauer festlegen |
| Teilnehmer | Auswählen, wer die Schulung braucht |
| Kommunikation | Ziel und Termin ankündigen |
| Materialien | Unterlagen und Übungsaufgaben vorbereiten |
| Technik | Geräte und Zugänge testen |
| Interaktion | Fragen und Gruppenarbeit einplanen |
| Übungen | Praxisaufgaben aus dem Arbeitsalltag einbauen |
Nach der Schulung sollte das Üben weitergehen, denn neues Wissen festigt sich vor allem durch Anwendung. Ein Vertriebsmitarbeiter kann zum Beispiel eine neue Gesprächstechnik erst im Rollenspiel und dann bei echten Kunden ausprobieren. Bei neuen Abläufen hilft es, die ersten Aufgaben gemeinsam mit einem erfahrenen Kollegen zu erledigen. Offene Fragen sollten gesammelt und in einem kurzen Nachtermin geklärt werden.
Lernerfolg nach der Schulung prüfen
Mit dem Ende der Schulung ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Ein kurzer Fragebogen zeigt, ob Inhalt, Tempo und Trainer verständlich und nützlich waren. Danach wird geprüft, ob die Mitarbeiter wirklich etwas gelernt haben, etwa mit einem Test oder einer praktischen Aufgabe. Nach einer Reklamationsschulung kann man zum Beispiel prüfen, ob Mitarbeiter einen Fall ohne Hilfe abschließen.
Ein weiterer Punkt ist die Anwendung bei der Arbeit. Nach einigen Wochen lässt sich erkennen, ob die Mitarbeiter das Gelernte im Alltag nutzen. Je nach Schulung eignen sich dafür Fehlerquoten, Bearbeitungszeiten, Verkaufszahlen oder andere KPIs. Die Kennzahlen sollten sich am Lernziel orientieren. Dabei ist zu beachten, dass sich Ergebnisse auch durch andere Faktoren verändern können und nicht allein von der Schulung abhängen.
Foto: Camylla Battani / Unsplash
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