Inhouse Schulung: KI in öffentlicher Verwaltung einsetzen

KI in der öffentlichen Verwaltung sicher einsetzen ist eine branchenbezogene Inhouse-Schulung der Bildungsakademie am Rosental für Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen, Landesverwaltungen, Bundesbehörden, kommunale Unternehmen, Hochschulverwaltungen, Kulturinstitutionen und verwaltungsnahe Organisationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die Künstliche Intelligenz sicher, nachvollziehbar, datenschutzsensibel und bürgerorientiert nutzen möchten.

Die Bildungsakademie am Rosental bietet diesen KI-Kurs überregional in der gesamten DACH Region an: Als Inhouse-Schulung vor Ort oder als Live-Online-Workshop für Verwaltungsleitung, Fachbereichsleitungen, Digitalisierung, IT, Datenschutz, Personal, Kommunikation, Bürgerservice, Projektmanagement, Beschwerdemanagement, Vergabe, Recht, Organisation und operative Verwaltungsteams.

Die branchenübergreifende unternehmensinterne Schulung übersetzt KI nicht in allgemeine Tool-Begeisterung, sondern in verwaltungspraktische Entscheidungssicherheit: Welche KI-Anwendungen sind im Bürgerkontakt sinnvoll? Welche Daten dürfen nicht eingegeben werden? Wie werden Bescheide, Vorlagen, Protokolle, Bürgeranfragen, Ratsinformationen, interne Vermerke, Vergabeunterlagen und Verwaltungsprozesse sicherer bearbeitet? Und welche Rollen, Freigaben, Schulungen und Prüfprozesse braucht eine öffentliche Einrichtung, bevor KI breit eingesetzt wird?

Unser maßgeschneidertes Inhouse-Seminar für öffentliche Einrichtungen

Wählen Sie bei Ihrer Anfrage zwischen einer Inhouse-Präsenz-Schulung an Ihrem Standort oder einem Live-Online-Workshop mit Ihrem Team. Die Inhalte werden auf Ihre Verwaltungsstruktur, Zuständigkeiten, Fachverfahren, Datenschutzanforderungen, Bürgerkommunikation, Digitalisierungsstrategie, Microsoft-365-Umgebung, vorhandene KI-Nutzung und konkrete Risiko- oder Freigabefragen zugeschnitten.

Verwaltung zuerst: Warum dieser Kurs anders aufgebaut ist

Diese Schulung folgt nicht der üblichen Tool-Reihenfolge „ChatGPT zuerst, Verwaltung danach“. Sie beginnt bei den realen Aufgaben öffentlicher Einrichtungen: Bürgeranfragen, interne Vorlagen, Ratsinformationen, Protokolle, E-Mail-Kommunikation, Fachbereichsabstimmung, Vergabe, Projektsteuerung, Personalprozesse, Aktenlogik, Datenschutz, Barrierefreiheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Die zentrale Frage lautet: Wo kann KI Verwaltung entlasten, ohne rechtsstaatliche Sorgfalt, Datenschutz, Gleichbehandlung, Aktenklarheit, Bürgervertrauen und menschliche Verantwortung zu gefährden?

Für den übergeordneten Einstieg empfehlen wir den Themen-Hub zu KI-Inhouse-Schulungen. Weitere Formate finden Sie in der Übersicht der KI-Inhouse-Kurse. Häufige Grundlagenfragen beantwortet das KI-FAQ der Bildungsakademie am Rosental. Praxisnahe Einblicke finden Sie in den KI-Case Studies und im Magazin Praxiswissen KI/AI/GEO.

Der Verwaltungs-Kompass: Sieben Prüffelder vor jedem KI-Einsatz

Statt mit einzelnen Prompts zu starten, arbeitet die Schulung mit einem Verwaltungs-Kompass. Er hilft Teams, KI-Anwendungen nach sieben Prüffeldern einzuordnen, bevor sie in den Arbeitsalltag übernommen werden.

Prüffeld	Leitfrage für die öffentliche Verwaltung	Typische Schulungsübung
Aufgabe	Geht es um Entwurf, Recherche, Zusammenfassung, Kommunikation, Entscheidungsvorbereitung oder Entscheidung?	Use Case als ungefährlich, prüfpflichtig oder ausgeschlossen einordnen.
Daten	Enthält der Vorgang personenbezogene Daten, Sozialdaten, Gesundheitsbezug, Beschäftigtendaten oder vertrauliche Informationen?	Datenampel für Verwaltungsbeispiele entwickeln.
Rechtsnähe	Berührt der Vorgang Rechte, Pflichten, Fristen, Verwaltungsakte, Vergabe, Personal oder öffentliche Kommunikation?	Eskalationspunkte für Fachprüfung und Rechtsprüfung markieren.
Transparenz	Muss erkennbar sein, dass KI unterstützend genutzt wurde?	Kennzeichnungs- und Dokumentationslogik diskutieren.
Gleichbehandlung	Können bestimmte Personen, Gruppen oder Anliegen durch KI-Ausgaben benachteiligt werden?	Bias- und Fairness-Prüfung an Verwaltungsfällen trainieren.
Nachvollziehbarkeit	Kann später erklärt werden, wie ein Text, eine Empfehlung oder ein Arbeitsergebnis entstanden ist?	Prüfvermerk, Quellenprüfung und Vier-Augen-Prinzip vorbereiten.
Verantwortung	Wer prüft, wer gibt frei, wer kommuniziert und wer trägt die fachliche Verantwortung?	Rollenmatrix für Verwaltungsleitung, Datenschutz, IT und Fachbereich erstellen.

Die BARO-ADMIN-SAFE-Methode für sichere KI in Behörden

Für diese Schulung nutzt die Bildungsakademie am Rosental [BARO] die BARO-ADMIN-SAFE-Methode. Sie verbindet Verwaltungsauftrag, Datenprüfung, Methodik, Integrität, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Akzeptanz, Freigabe und Evaluation in einem strukturierten Arbeitsmodell.

A – Auftrag: Welche Verwaltungsaufgabe soll KI unterstützen, und wo endet die zulässige Unterstützung?
D – Daten: Welche Datenarten, Schutzbedarfe, Personenbezüge und Vertraulichkeiten sind betroffen?
M – Methode: Welches KI-Werkzeug, welche Prompt-Logik und welcher Arbeitsprozess sind geeignet?
I – Integrität: Wie werden Richtigkeit, Vollständigkeit, Gleichbehandlung und sachliche Neutralität geprüft?
N – Nachvollziehbarkeit: Wie werden Quellen, Änderungen, Freigaben und fachliche Prüfung dokumentiert?
SAFE – Sicherheit, Akzeptanz, Freigabe, Evaluation: Wie werden technische Sicherheit, Beteiligung, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Überprüfung organisiert?

Die Methode wurde bewusst anders aufgebaut als eine klassische Prompting-Schulung. Sie startet nicht beim Tool, sondern beim Verwaltungsauftrag, bei Schutzbedarfen, bei fachlicher Verantwortung und bei der Frage, ob KI in einem konkreten Prozess überhaupt angemessen ist.

Use-Case-Landkarte: Wo KI Verwaltung sinnvoll unterstützen kann

Die Schulung arbeitet mit einer Use-Case-Landkarte für öffentliche Einrichtungen. Dadurch sehen Teilnehmende schnell, welche Anwendungen meist unkritischer sind, welche Freigaben brauchen und welche in sensiblen Bereichen besonders vorsichtig behandelt werden müssen.

Verwaltungsbereich	Möglicher KI-Nutzen	Besondere Vorsicht
Bürgerservice	Antwortentwürfe, FAQ, verständlichere Formulierungen, Zusammenfassung wiederkehrender Anliegen.	Personenbezug, Einzelfallberatung, Fristen, Rechtsverbindlichkeit und Tonalität.
Fachbereichsarbeit	Vermerke strukturieren, Protokolle verdichten, Vorlagen vorbereiten, Informationen ordnen.	Aktenrelevanz, fachliche Richtigkeit, vertrauliche Daten und Freigaben.
Kommunikation	Presseentwürfe, Social-Media-Texte, Kriseninformationen, Bürgerinformationen, Kampagnenideen.	Falschaussagen, politische Neutralität, Barrierefreiheit, Quellen und öffentliche Wirkung.
Personal	Stellenanzeigen, Onboarding-Texte, Schulungspläne, interne Kommunikation.	Beschäftigtendaten, Bewerbungen, Beurteilungen, Mitbestimmung und Diskriminierungsrisiken.
Vergabe und Beschaffung	Strukturierung von Leistungsbeschreibungen, Fragenkatalogen und Auswertungsrastern.	Vergaberecht, Gleichbehandlung, vertrauliche Anbieterinformationen und Dokumentation.
Projektmanagement	Projektauftrag, Statusberichte, Risikoanalyse, Stakeholder-Kommunikation und Lessons Learned.	Vertrauliche Projektdaten, Entscheidungsnähe und Datenqualität.
Wissensmanagement	Interne Wissensbestände strukturieren, Suchfragen verbessern, Dokumente zusammenfassen.	Berechtigungen, RAG-Systeme, Zugriffskontrolle, Aktualität und Quellenklarheit.

Vier Sicherheitszonen für KI-Nutzung in der Verwaltung

Ein zentrales Element der Schulung ist die Arbeit mit vier Sicherheitszonen. Dadurch werden KI-Anwendungen nicht pauschal erlaubt oder verboten, sondern nach Risiko, Datenbezug und Verwaltungswirkung eingeordnet.

Zone 1 – Lern- und Entwurfszone: Fiktive Beispiele, allgemeine Formulierungen, neutrale Ideen und interne Übungsfälle. Diese Zone eignet sich gut für erste KI-Kompetenz.
Zone 2 – Fachliche Unterstützungszone: Zusammenfassungen, Vermerke, Vorlagen, Projekttexte und Kommunikationsentwürfe mit interner Prüfung und klaren Datenregeln.
Zone 3 – Sensible Verwaltungszone: Personenbezogene Daten, Bürgeranliegen, Beschwerden, Personalfragen, Vergabe, Rechtsnähe oder vertrauliche Vorgänge. Hier braucht es Freigabe, Datenschutzprüfung und Vier-Augen-Prinzip.
Zone 4 – Ausschluss- oder Hochprüfzone: Automatisierte Entscheidungen, verdeckte Bewertung von Personen, nicht freigegebene personenbezogene Daten, hoheitlich relevante Einzelfallentscheidungen oder Anwendungen mit erheblicher Auswirkung auf Menschen. Hier ist vertiefte rechtliche, fachliche und technische Prüfung erforderlich.

Diese Zonierung hilft Verwaltungen, Innovation nicht abzuwürgen und zugleich klare Grenzen zu setzen. Mitarbeitende erhalten damit eine alltagstaugliche Orientierung, wann KI helfen darf und wann sie nicht eingesetzt werden sollte.

Bürgerkontakt: KI für verständliche, aber geprüfte Kommunikation

Im Bürgerkontakt kann KI helfen, komplizierte Verwaltungssprache verständlicher zu machen. Sie kann Textentwürfe vorbereiten, FAQ strukturieren, Standardinformationen vereinfachen oder verschiedene Tonalitäten testen. Gerade hier müssen Ergebnisse aber besonders sorgfältig geprüft werden, weil Bürgerinnen und Bürger auf die Richtigkeit behördlicher Kommunikation vertrauen.

Die Schulung macht deutlich: KI darf im Bürgerkontakt unterstützen, aber nicht unkontrolliert beraten, entscheiden oder rechtsverbindliche Aussagen erzeugen.

Bürgerinformationen in klarere Sprache übersetzen.
FAQ zu häufigen Anliegen strukturieren.
Antwortentwürfe für Standardanfragen vorbereiten.
Formulare, Hinweise und Prozessbeschreibungen verständlicher formulieren.
Barrierearme Sprache, einfache Sprache und Zielgruppenverständlichkeit diskutieren.
Grenzen bei Einzelfallberatung, Rechtsauskunft und Fristen klar definieren.

Akten, Vermerke und Protokolle: Unterstützung ohne Aktenunsicherheit

Verwaltungsarbeit braucht Nachvollziehbarkeit. Deshalb behandelt die Schulung KI-Unterstützung bei Vermerken, Protokollen, Zusammenfassungen und Vorlagen besonders sorgfältig. Es reicht nicht, dass ein Text gut klingt. Es muss nachvollziehbar bleiben, welche Informationen zugrunde lagen, wer geprüft hat und ob der Text aktenrelevant ist.

Besprechungsnotizen in Protokollstrukturen überführen.
Vermerke vorbereiten, ohne Sachverhalte zu erfinden.
Beschlüsse, offene Punkte und Zuständigkeiten extrahieren.
Fachliche Prüfung und Freigabe sichtbar machen.
Quellen, Aktenzeichen, Dokumentstände und Verantwortlichkeiten nicht durch KI halluzinieren lassen.
Klare Regeln für aktenrelevante und nicht aktenrelevante KI-Nutzung entwickeln.

Für Projektteams in Verwaltungsvorhaben kann ergänzend das Inhouse-Seminar „KI im Projektmanagement“ sinnvoll sein.

Microsoft 365 Copilot, Fachverfahren und interne Systeme

Viele öffentliche Einrichtungen prüfen KI nicht isoliert, sondern im Kontext vorhandener Systeme: Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, Fachverfahren, Dokumentenmanagement, Wissensdatenbanken, Serviceportale oder interne Suche. Daraus entstehen andere Fragen als bei frei zugänglichen Chatbots.

Systemkontext	Zentrale Verwaltungsfrage
Microsoft 365 Copilot	Welche Berechtigungen, SharePoint-Strukturen, Sensitivity Labels, Meetingtranskripte und Freigaben sind relevant?
Öffentliche Chatbots	Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche Kontoeinstellungen gelten und wie werden Ergebnisse geprüft?
Fachverfahren	Welche KI-Funktionen sind integriert, welche Daten werden verarbeitet und welche Anbieterinformationen liegen vor?
RAG- oder Wissenssysteme	Welche Dokumente werden durchsucht, welche Berechtigungen gelten und wie wird Aktualität sichergestellt?
Automatisierung und KI-Agenten	Welche Aktionen werden ausgelöst, welche Systeme verbunden und wo bleibt menschliche Kontrolle?
Kommunikations- und Social-Media-Tools	Wie werden politische Neutralität, Krisenkommunikation, Quellen und Freigaben gesichert?

Für Microsoft-365-nahe Verwaltungen passt ergänzend die Inhouse-Schulung „Microsoft 365 Copilot sicher und produktiv im Unternehmen einsetzen“. Für interne Wissenssysteme ist die Inhouse-Schulung „Interne KI-Chatbots und Wissensmanagement mit RAG“ eine passende Vertiefung.

Datenschutz, DSK-Orientierung und verwaltungssensible Daten

Öffentliche Verwaltung verarbeitet häufig besonders schutzbedürftige Daten: Meldedaten, Sozialdaten, Gesundheitsbezüge, Beschäftigtendaten, Bürgeranliegen, Beschwerden, finanzielle Informationen, Förderverfahren, Bußgeldkontexte, Vergabeunterlagen oder vertrauliche politische Abstimmungen. Deshalb ist Datenschutz kein Zusatzthema, sondern Bestandteil jeder KI-Nutzungsentscheidung.

Welche personenbezogenen Daten dürfen nicht in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden?
Wann reicht Anonymisierung, und wann bleibt ein Personenbezug bestehen?
Welche Fachverfahren, Anbieter und Auftragsverarbeitungen müssen geprüft werden?
Welche Betroffenenrechte, Informationspflichten und Dokumentationen sind relevant?
Wann ist Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen?
Welche internen Regeln brauchen Bürgerkontakt, Personal, Vergabe, Kommunikation und Fachbereiche?

Die Datenschutzkonferenz stellt mit ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ Kriterien bereit, die sich ausdrücklich an Unternehmen, Behörden und andere Organisationen richten. Die Schulung nutzt solche Kriterien nicht als Rechtsberatung, sondern als fachliche Orientierung für datenschutzsensible KI-Nutzung in der Verwaltung.

EU AI Act und Art. 4: KI-Kompetenz als Verwaltungsaufgabe

Der EU AI Act arbeitet risikobasiert und stellt auch Anforderungen an KI-Kompetenz. Für öffentliche Einrichtungen bedeutet das: Es reicht nicht, KI-Tools bereitzustellen. Mitarbeitende, Führungskräfte und Kontrollfunktionen müssen verstehen, wie KI-Systeme funktionieren, wo Grenzen liegen, welche Daten kritisch sind, welche Ergebnisse geprüft werden müssen und wann menschliche Verantwortung greift.

Die Schulung kann als dokumentierbarer Baustein für KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung genutzt werden, ersetzt aber keine Rechtsberatung, keine behördliche Einzelfallprüfung und keine organisationsspezifische Compliance-Bewertung.

Basiswissen für breite Verwaltungsteams.
Rollenbezogene Vertiefung für Führung, IT, Datenschutz und Fachbereiche.
Spezielle Sensibilisierung für Bürgerkontakt, Personal, Vergabe und Kommunikation.
Dokumentation von Agenda, Lernzielen, Teilnehmendenkreis und Rollenbezug.
Regelmäßige Aktualisierung bei neuen Tools, neuen Fachverfahren oder regulatorischen Änderungen.

Für einen breiten Kompetenzaufbau kann ergänzend die Inhouse-Schulung „AI Literacy als Einstieg in das KI-Thema“ sinnvoll sein.

Beschaffung, Vergabe und Anbieterprüfung

Öffentliche Einrichtungen können KI nicht nur aus Anwendersicht betrachten. Sobald KI-Systeme beschafft, integriert oder in Fachverfahren genutzt werden, entstehen Fragen zu Vergabe, Anbieterinformationen, Datenschutz, IT-Sicherheit, Barrierefreiheit, Dokumentation, Support, Transparenz und langfristiger Wartbarkeit.

Welche KI-Funktion wird tatsächlich beschafft oder aktiviert?
Welche Daten werden verarbeitet und wo?
Welche Anbieterinformationen zu Sicherheit, Training, Protokollierung und Speicherort liegen vor?
Welche Rollen entstehen: Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Anbieter, Betreiber oder gemeinsame Verantwortung?
Welche Schnittstellen zu Fachverfahren, DMS, Portalen oder Microsoft 365 bestehen?
Wie werden Barrierefreiheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Support gesichert?

Für KI-Agenten, No-Code-Workflows und automatisierte Prozessketten passt ergänzend die Inhouse-Schulung „KI-Agenten und No-Code-Automatisierung“.

Werkstatt 1: Verwaltungsfälle in KI-Zonen einordnen

Die erste Werkstatt arbeitet mit realistischen Verwaltungsfällen. Teilnehmende ordnen diese Fälle in die vier Sicherheitszonen ein und diskutieren, welche Freigaben, Prüfungen und Datenregeln nötig sind.

Standardanfrage aus dem Bürgerservice.
Beschwerde mit personenbezogenen Details.
Interner Vermerk für eine Fachbereichsleitung.
Entwurf einer Presseinformation.
Zusammenfassung eines Ausschussprotokolls.
Vorbereitung einer Leistungsbeschreibung in der Vergabe.
Auswertung interner Umfragedaten.
Automatisierter Workflow mit KI-Unterstützung.

Werkstatt 2: Datenampel für die eigene Verwaltung entwickeln

In der zweiten Werkstatt entsteht eine Datenampel für typische Verwaltungsinformationen. Sie zeigt Mitarbeitenden, welche Daten in KI-Übungen unkritisch sind, welche besondere Prüfung brauchen und welche nicht in ungeprüfte KI-Systeme gehören.

Grün: Fiktive Beispiele, öffentliche Informationen, allgemeine Formulierungshilfen und neutrale Übungsdaten.
Gelb: Interne, aber nicht personenbezogene Texte, Entwürfe, allgemeine Prozessinformationen oder anonymisierte Beispiele.
Rot: Bürgerdaten, Beschäftigtendaten, Sozialdaten, Gesundheitsinformationen, Beschwerden, Akteninhalte, vertrauliche Vermerke, Zugangsdaten und Vergabeinterna.
Blau: Freigegebene interne Systeme mit gesonderter Berechtigungs-, Datenschutz- und Sicherheitsprüfung.

Werkstatt 3: Bürgertexte, Vorlagen und Protokolle verbessern

Die dritte Werkstatt ist besonders praxisnah. Teilnehmende üben, wie KI Texte verständlicher, strukturierter und adressatengerechter machen kann, ohne fachliche Prüfung zu ersetzen.

Verwaltungssprache in bürgernähere Sprache übertragen.
FAQ aus wiederkehrenden Anliegen entwickeln.
Protokolle in Beschlüsse, Aufgaben und offene Punkte gliedern.
Vorlagen für Leitung, Gremien oder Fachbereiche klarer strukturieren.
KI-Ergebnisse auf Richtigkeit, Tonalität und Freigabereife prüfen.
Keine personenbezogenen oder vertraulichen Inhalte in ungeprüfte Prompts übernehmen.

Werkstatt 4: Verwaltungsinterne KI-Regeln formulieren

Die vierte Werkstatt übersetzt die Lernergebnisse in konkrete Regeln. Ziel ist kein vollständiges juristisches Richtliniendokument, sondern ein belastbarer Entwurf für verständliche KI-Leitplanken.

Fünf Grundregeln für sichere KI-Nutzung formulieren.
Erlaubte, eingeschränkt erlaubte und ausgeschlossene Anwendungen beschreiben.
Ansprechpartner und Eskalationswege festlegen.
Freigabeprozess für neue Tools und sensible Use Cases skizzieren.
Schulungsbedarf für unterschiedliche Rollen ableiten.
Kommunikationsbausteine für Intranet, Teams, E-Mail oder Führungskräftebriefing vorbereiten.

Für Organisationen, die daraus eine vollständige Richtlinie entwickeln möchten, passt der Inhouse-Workshop „KI-Richtlinie für Unternehmen entwickeln“.

Case-Study-Bezug: KI-Transfer in öffentlichen und verwaltungsnahen Kontexten

Öffentliche Einrichtungen profitieren von Beispielen, die nicht nur Tool-Nutzung zeigen, sondern Transfer, Verantwortung und Organisationslogik sichtbar machen. In der Übersicht der KI-Case Studies der Bildungsakademie am Rosental finden Sie Praxisberichte zu KI-Kompetenz, Governance, Kommunikation, Datenschutz, Projektarbeit und Wissensmanagement.

Für diese Schulung sind besonders Praxisberichte relevant, in denen interne Rollen, sensible Daten, Kommunikationsaufgaben, öffentliche Wirkung oder Organisationsprozesse im Mittelpunkt stehen. Solche Beispiele zeigen, dass KI in der Verwaltung nicht als isoliertes Tool funktioniert, sondern als Veränderung von Arbeitsroutinen, Freigaben und Verantwortlichkeiten.

Der Case-Study-Bezug hilft Teilnehmenden, KI nicht nur theoretisch zu bewerten. Sie sehen, wie andere Organisationen erste Use Cases priorisieren, Mitarbeitende schulen, Regeln formulieren und Transfer nach der Schulung organisieren.

Datenschutz, IT-Sicherheit und BSI-Orientierung

Sichere KI-Nutzung in der Verwaltung benötigt Datenschutz und IT-Sicherheit gemeinsam. Dazu gehören Zugriffsschutz, Berechtigungen, Protokollierung, sichere Konfiguration, Anbieterprüfung, Datenklassifizierung, Schutz vor Halluzinationen, Vermeidung von Informationsabfluss und klare Regeln für sensible Vorgänge.

Das Seminar nutzt BSI-Orientierung nicht als technische Detailschulung, sondern als Sicherheitsrahmen: KI-Systeme müssen robust, verlässlich, transparent, nachvollziehbar und organisatorisch kontrollierbar eingesetzt werden.

Schutzbedarf von Daten und Verfahren bestimmen.
Tool-Freigaben und sichere Alternativen definieren.
Berechtigungen in Microsoft 365, SharePoint, OneDrive und Fachsystemen prüfen.
KI-Ausgaben auf Halluzinationen, Quellenprobleme und falsche Sicherheit prüfen.
Technische und organisatorische Maßnahmen mit Datenschutz und IT abstimmen.
Vorfälle, Fehlverhalten und unsichere Nutzung als Lernsignale dokumentieren.

DACH-Format: Inhouse beim Kunden oder Live-Online

Die Schulung wird ausschließlich als organisationsinternes Format durchgeführt. Sie ist kein offenes Seminar mit Einzelbuchungen. Dadurch können Verwaltungsstruktur, Zuständigkeiten, Fachverfahren, Datenarten, Bürgerkontakt, Datenschutzstruktur, Gremienlogik, Digitalisierungsprojekte und vorhandene KI-Nutzung gezielt einbezogen werden.

Inhouse beim Kunden: Präsenzformat für öffentliche Einrichtungen, Kommunen, Behörden, Hochschulverwaltungen, Landes- und Bundesverwaltung, kommunale Unternehmen oder verwaltungsnahe Organisationen an Ihrem Standort.
Live-Online: Interaktiver Online-Workshop für verteilte Verwaltungsteams, mehrere Standorte oder organisationsweite Digitalisierungsgruppen.
Individuelle Anpassung: Abstimmung auf Bürgerkontakt, Fachbereiche, Datenschutz, IT, Kommunikation, Vergabe, Personal, Projektmanagement oder Wissensmanagement.
Praxisorientierter Transfer: Entwicklung erster Datenampel, Sicherheitszonen, Use-Case-Liste, Prompt-Regeln und Freigabewege.
Optionale Transferphase: Nach 4 bis 8 Wochen kann ein Follow-up genutzt werden, um erste Erfahrungen, Leitplanken, Tool-Fragen und Schulungsbedarf weiterzuentwickeln.

Einordnung durch die Bildungsakademie am Rosental

„KI in der öffentlichen Verwaltung braucht mehr als technische Neugier. Entscheidend sind nachvollziehbare Prozesse, geschützte Daten, verständliche Bürgerkommunikation, klare Freigaben und Mitarbeitende, die wissen, wann KI unterstützt und wann sie nicht eingesetzt werden darf.“

Kay Schönewerk, Leiter der Bildungsakademie am Rosental

Die Bildungsakademie am Rosental versteht KI-Schulungen für öffentliche Einrichtungen als Verbindung aus Verwaltungspraxis, Datenschutz, Kommunikation, Prozesslogik und KI-Kompetenz. Im Mittelpunkt steht nicht die möglichst schnelle Tool-Nutzung, sondern eine sichere und akzeptierte Einführung in reale Verwaltungsabläufe.

Stimmen aus der Praxis

„Die Schulung hat uns geholfen, KI nicht als pauschales Risiko oder Wundermittel zu behandeln. Besonders hilfreich waren die Sicherheitszonen für Bürgerkontakt, Fachvermerke und interne Kommunikation.“

Anonymisierte Teilnehmerstimme, Fachbereichsleitung, kommunale Verwaltung

„Für uns war wichtig, dass Datenschutz, IT und Fachbereiche gemeinsam gearbeitet haben. Die Datenampel konnten wir direkt als Grundlage für interne KI-Regeln nutzen.“

Anonymisierte Teilnehmerstimme, Datenschutzkoordination, öffentliche Einrichtung

„Die Übungen zu verständlicher Bürgerkommunikation waren sofort anschlussfähig. Gleichzeitig wurde klar, warum KI-Ergebnisse bei rechtlich sensiblen Anliegen nicht ungeprüft übernommen werden dürfen.“

Anonymisierte Teilnehmerstimme, Bürgerservice, Landesbehörde

Was Teilnehmende nach der Schulung besser können

Nach der Schulung verfügen Teilnehmende über ein realistisches Verständnis dafür, wie KI in der öffentlichen Verwaltung sicher eingesetzt werden kann. Sie können Use Cases einordnen, Datenrisiken erkennen, Freigabewege klären und erste Regeln für KI-Nutzung entwickeln.

Sie unterscheiden ungefährliche, prüfpflichtige, sensible und ausgeschlossene KI-Anwendungen.
Sie entwickeln eine Datenampel für typische Verwaltungsinformationen.
Sie verstehen, wann personenbezogene oder vertrauliche Daten nicht in KI-Systeme gehören.
Sie nutzen KI für Entwürfe, Protokolle, Bürgertexte, Vorlagen und Projektkommunikation kontrollierter.
Sie prüfen KI-Ergebnisse auf Richtigkeit, Quellen, Tonalität, Datenschutz und Freigabereife.
Sie erkennen Risiken bei Bürgerkontakt, Personal, Vergabe, Kommunikation und automatisierten Workflows.
Sie können AI-Literacy-Schulungsbedarf nach Art. 4 KI-VO rollenbezogen strukturieren.
Sie erhalten eine Grundlage für interne Leitplanken, Tool-Freigaben und sichere Pilotprojekte.

Abgrenzung zu anderen KI-Kursen

Diese Schulung konzentriert sich auf sichere KI-Nutzung in öffentlicher Verwaltung, Bürgerkontakt, Datenschutz, Verwaltungsprozesse, Fachverfahren, Gremienlogik und verwaltungsinterne Freigaben. Für angrenzende Fragestellungen können andere KI-Inhouse-Schulungen der Bildungsakademie am Rosental sinnvoll sein.

AI Literacy als Einstieg in das KI-Thema: stärkerer Fokus auf grundlegende KI-Kompetenz für breite Mitarbeitendengruppen.
DSGVO-konformer KI-Einsatz: stärkerer Fokus auf Datenschutz, Anonymisierung, Pseudonymisierung und Haftungsfragen.
KI-Richtlinie für Unternehmen entwickeln: stärkerer Fokus auf interne Leitplanken, Tool-Ampel, Datenampel und Richtlinienkommunikation.
KI-Beauftragter im Unternehmen: stärkerer Fokus auf Governance-Rolle, KI-Inventar, EU AI Act und interne Koordination.
Microsoft 365 Copilot sicher und produktiv einsetzen: stärkerer Fokus auf Copilot, Microsoft 365, Berechtigungen und sichere Produktivität.

Pro und Contra: KI in der öffentlichen Verwaltung einsetzen

KI kann Verwaltung entlasten, wenn sie sicher eingeführt wird. Gleichzeitig sind öffentliche Einrichtungen besonders verpflichtet, nachvollziehbar, fair, datenschutzsensibel und bürgerorientiert zu handeln.

Chancen	Grenzen und Risiken
Schnellere Vorbereitung von Texten, Protokollen, Vorlagen, FAQ und Bürgerinformationen.	KI kann falsche, unvollständige oder rechtlich missverständliche Aussagen erzeugen.
Bessere Verständlichkeit von Verwaltungssprache und interner Kommunikation.	Einzelfallberatung, Fristen, Bescheide und rechtsnahe Aussagen brauchen besondere Prüfung.
Entlastung bei wiederkehrenden Recherche-, Strukturierungs- und Dokumentationsaufgaben.	Personenbezogene oder vertrauliche Daten dürfen nicht unkontrolliert verarbeitet werden.
Mehr Transparenz durch Use-Case-Listen, Datenampel, Freigabewege und Schulung.	Ohne klare Regeln entsteht Shadow AI oder uneinheitliche Nutzung in Fachbereichen.
Dokumentierbarer Beitrag zu KI-Kompetenz und sicherer Digitalisierung.	Eine Schulung ersetzt keine Rechtsprüfung, keine Datenschutz-Folgenabschätzung und keine technische Sicherheitsprüfung.

FAQ zur Inhouse-Schulung KI in der öffentlichen Verwaltung sicher einsetzen

Was lernt unser Team in dieser Inhouse-Schulung?

Ihr Team lernt, wie KI in der öffentlichen Verwaltung sicher, nachvollziehbar und datenschutzsensibel eingesetzt werden kann. Dazu gehören Bürgerkommunikation, Verwaltungsvermerke, Protokolle, Vorlagen, Projektarbeit, Fachbereichsabstimmung, Datenampel, Sicherheitszonen, Prompting-Regeln, Output-Prüfung, Freigabewege, EU-AI-Act-Orientierung und KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung.

Für welche öffentlichen Einrichtungen eignet sich die Schulung?

Die Schulung eignet sich für Kommunen, Behörden, Landesverwaltungen, Bundesbehörden, öffentliche Einrichtungen, Hochschulverwaltungen, Kulturinstitutionen, kommunale Unternehmen, Eigenbetriebe und verwaltungsnahe Organisationen. Beispiele, Übungen und Use Cases werden auf Bürgerkontakt, Fachverfahren, interne Verwaltung, Kommunikation, Datenschutz, Projektarbeit oder Wissensmanagement angepasst.

Welche KI-Anwendungen sind in der Verwaltung sinnvoll?

Sinnvoll sind vor allem unterstützende Anwendungen wie Textentwürfe, FAQ, Bürgerinformationen, Protokollstrukturen, Vermerksentwürfe, Projektstatusberichte, Recherchevorbereitung, Zusammenfassungen und interne Wissensarbeit. Kritischer sind Anwendungen mit personenbezogenen Daten, rechtsnahen Aussagen, Personalbezug, Vergabe, automatisierter Bewertung oder erheblicher Auswirkung auf Bürgerinnen und Bürger.

Darf KI im Bürgerkontakt eingesetzt werden?

KI kann im Bürgerkontakt unterstützend eingesetzt werden, etwa für Entwürfe, FAQ oder verständlichere Formulierungen. Sie sollte aber nicht unkontrolliert rechtsverbindliche Aussagen, Einzelfallberatung oder Entscheidungen erzeugen. Ergebnisse müssen fachlich geprüft werden, besonders wenn Fristen, Ansprüche, Pflichten, personenbezogene Daten oder sensible Anliegen betroffen sind.

Dürfen Bürgerdaten in ChatGPT eingegeben werden?

Bürgerdaten sollten nicht unkontrolliert in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden. Ob eine Nutzung zulässig ist, hängt von Rechtsgrundlage, Zweck, Anbieterrolle, Sicherheitsmaßnahmen, Freigabe und Datenschutzprüfung ab. Häufig sind fiktive, anonymisierte oder stark abstrahierte Beispiele besser geeignet. Die Schulung arbeitet mit einer Datenampel für typische Verwaltungsdaten.

Was ist eine Datenampel für die öffentliche Verwaltung?

Eine Datenampel ordnet Verwaltungsinformationen nach Schutzbedarf ein. Grüne Daten sind etwa fiktive Beispiele oder öffentliche Informationen. Gelbe Daten benötigen Prüfung und Freigabe. Rote Daten wie Bürgerdaten, Beschäftigtendaten, Sozialdaten, Beschwerden, Vergabeinterna oder vertrauliche Akteninhalte dürfen nicht unkontrolliert in KI-Systeme eingegeben werden. Blaue Daten betreffen freigegebene interne Systeme.

Was sind Sicherheitszonen für KI-Nutzung?

Sicherheitszonen helfen, KI-Anwendungen nach Risiko zu ordnen. Eine Lern- und Entwurfszone ist relativ unkritisch, wenn mit fiktiven Daten gearbeitet wird. Fachliche Unterstützungszonen brauchen Prüfung. Sensible Verwaltungszonen benötigen Freigaben und Datenschutzbewertung. Ausschluss- oder Hochprüfzonen betreffen automatisierte Entscheidungen, hoheitliche Einzelfälle oder erhebliche Auswirkungen auf Menschen.

Wie wird der EU AI Act berücksichtigt?

Der EU AI Act wird als risikobasierter Orientierungsrahmen behandelt. Teilnehmende lernen, warum unterschiedliche KI-Anwendungen unterschiedlich geprüft werden müssen, welche Rolle menschliche Kontrolle spielt und warum KI-Kompetenz nach Art. 4 für öffentliche Einrichtungen relevant ist. Die Schulung ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber bei der praktischen Vorstrukturierung.

Gilt die Schulung als Kompetenznachweis nach KI-VO Art. 4?

Die Schulung kann als dokumentierbarer Qualifizierungsbaustein für KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 der KI-Verordnung genutzt werden, ersetzt aber keinen amtlichen Nachweis und keine juristische Einzelfallprüfung. Organisationen können Agenda, Lernziele, Teilnehmendenkreis, Rollenbezug und Inhalte dokumentieren, um den Kompetenzaufbau nachvollziehbar zu machen.

Wie wird Datenschutz in der Schulung behandelt?

Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil der Schulung. Teilnehmende lernen, personenbezogene Daten, Sozialdaten, Gesundheitsbezüge, Beschäftigtendaten, Bürgeranliegen, Beschwerden, Vergabeinformationen und vertrauliche Vorgänge einzuordnen. Außerdem werden Anonymisierung, Pseudonymisierung, Auftragsverarbeitung, Tool-Freigabe, Betroffenenrechte und Datenschutz-Folgenabschätzung praxisnah angesprochen.

Welche Rolle spielt die Datenschutzkonferenz?

Die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz geben wichtige Hinweise für den datenschutzkonformen Einsatz von KI in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Die Schulung nutzt solche Orientierung nicht als Rechtsberatung, sondern als fachlichen Rahmen für Datenampel, Tool-Freigabe, Zweckbindung, Transparenz, Betroffenenrechte und Dokumentation.

Wie wird Microsoft 365 Copilot in der Verwaltung eingeordnet?

Microsoft 365 Copilot wird gesondert betrachtet, weil es mit Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive und internen Dokumenten verbunden ist. Relevant sind Berechtigungen, Sensitivity Labels, Meetingtranskripte, Dateiablagen, Informationsschutz, Datenklassifizierung und die Frage, welche Inhalte Copilot sichtbar machen oder zusammenführen kann.

Welche Rolle spielen Fachverfahren?

Fachverfahren sind besonders wichtig, weil KI-Funktionen zunehmend in bestehende Software integriert werden. Öffentliche Einrichtungen müssen prüfen, welche Daten verarbeitet werden, welche Anbieterrolle besteht, welche Schnittstellen genutzt werden, wie Ergebnisse entstehen und ob Entscheidungen, Bewertungen oder Empfehlungen fachlich und rechtlich geprüft werden müssen.

Kann KI bei Bescheiden eingesetzt werden?

KI kann bei Vorstrukturierung, sprachlicher Vereinfachung oder interner Vorbereitung unterstützen, sollte aber keine rechtsverbindlichen Bescheide ungeprüft erstellen oder Entscheidungen automatisiert treffen. Besonders bei Verwaltungsakten, Fristen, Rechtsfolgen und Einzelfallentscheidungen sind fachliche Prüfung, Rechtsprüfung, Dokumentation und klare Verantwortung erforderlich.

Kann KI bei Protokollen und Vermerken helfen?

KI kann Protokolle strukturieren, offene Punkte zusammenfassen, Aufgaben ableiten und Vermerksentwürfe vorbereiten. Wichtig ist, dass keine Sachverhalte erfunden werden und Aktenrelevanz, Quellen, Zuständigkeiten und Freigaben klar bleiben. Ergebnisse müssen fachlich geprüft werden, bevor sie weiterverwendet oder dokumentiert werden.

Wie hilft KI bei verständlicher Verwaltungssprache?

KI kann Verwaltungstexte verständlicher, kürzer oder zielgruppengerechter formulieren. Sie kann Alternativen in einfacher Sprache, bürgernaher Tonalität oder FAQ-Formaten vorbereiten. Fachliche Richtigkeit, Rechtsverbindlichkeit, Fristen, Zuständigkeiten und Tonalität müssen jedoch geprüft werden, bevor Texte veröffentlicht oder versendet werden.

Kann KI bei Rats- oder Ausschussinformationen unterstützen?

KI kann Entwürfe, Zusammenfassungen, Gliederungen und Präsentationsstrukturen für Rats- oder Ausschussinformationen vorbereiten. Dabei sind politische Neutralität, Quellenklarheit, Aktenlage, Vertraulichkeit, Fristen und Freigaben besonders wichtig. KI darf keine nicht belegten Aussagen, erfundenen Beschlüsse oder unklare Verantwortlichkeiten erzeugen.

Wie wird KI in der Vergabe behandelt?

In der Vergabe kann KI bei Strukturierung von Leistungsbeschreibungen, Fragenkatalogen oder Bewertungsmatrizen helfen. Gleichzeitig sind Gleichbehandlung, Vertraulichkeit, Anbieterinformationen, Dokumentation und rechtliche Prüfung besonders wichtig. KI-Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft als vergaberelevante Grundlage übernommen werden.

Wie wird KI im Personalbereich der Verwaltung eingeordnet?

Der Personalbereich ist besonders sensibel, weil Bewerbungen, Beschäftigtendaten, Beurteilungen, Entwicklungsgespräche und Auswahlprozesse betroffen sein können. KI sollte hier nur mit klarer Rechtsgrundlage, Datenschutzprüfung, menschlicher Kontrolle, Bias-Prüfung, Transparenz und gegebenenfalls Beteiligung des Personalrats oder Betriebsrats eingesetzt werden.

Wie gehen wir mit KI-Agenten und Automatisierung um?

KI-Agenten und Automatisierungen brauchen besondere Prüfung, weil sie Daten bewegen, Aktionen auslösen oder Systeme verbinden können. In der Verwaltung sind menschliche Kontrolle, Protokollierung, Berechtigungen, Fehlerfolgen, Fachverfahrensschnittstellen und Freigaben besonders wichtig. Automatisierung darf Verantwortung nicht unsichtbar machen.

Welche Rollen sollten teilnehmen?

Sinnvoll sind Verwaltungsleitung, Fachbereichsleitungen, Digitalisierung, IT, Datenschutz, Personal, Kommunikation, Bürgerservice, Vergabe, Recht, Organisation, Projektmanagement und operative Verwaltungsteams. Für strategische Einführungsvorhaben kann zusätzlich ein kleiner Steuerungskreis aus Leitung, Datenschutz, IT und Fachbereichen teilnehmen.

Kann die Schulung auf unsere KI-Richtlinie aufbauen?

Ja, vorhandene KI-Richtlinien, Dienstanweisungen, Datenschutzkonzepte, Tool-Listen oder Digitalisierungsstrategien können eingebunden werden. Die Schulung kann helfen, diese Dokumente mit konkreten Verwaltungsfällen, Datenampeln, Sicherheitszonen, Prompting-Regeln, Freigabewegen und Schulungsbausteinen praxisnäher zu machen.

Kann im Kurs eine KI-Richtlinie entstehen?

Die Schulung kann erste Bausteine für eine verwaltungsinterne KI-Richtlinie liefern, etwa Grundregeln, Datenampel, Tool-Ampel, Sicherheitszonen, Freigabewege und FAQ. Ein vollständiges Richtliniendokument sollte anschließend durch Leitung, Datenschutz, IT, Recht, Personalvertretung und relevante Fachstellen geprüft und freigegeben werden.

Wie wird IT-Sicherheit berücksichtigt?

IT-Sicherheit wird über Tool-Freigaben, Zugriffsschutz, Berechtigungen, Anbieterprüfung, Protokollierung, sichere Konfiguration, Datenklassifizierung und Schutz vor Informationsabfluss behandelt. Die Schulung orientiert sich an BSI-Perspektiven zu sicherer, robuster und nachvollziehbarer KI-Nutzung, ohne eine technische Tiefenprüfung zu ersetzen.

Ist die Schulung für kleine Kommunen geeignet?

Ja, gerade kleinere Kommunen profitieren von klaren, einfachen Leitplanken. Die Schulung kann schlank aufgebaut werden: wenige Sicherheitszonen, verständliche Datenampel, konkrete Beispiele aus Bürgerservice und Fachbereichen, einfache Freigabewege und praxisnahe Prompting-Regeln. Ziel ist sichere Handlungsfähigkeit ohne unnötige Bürokratie.

Ist die Schulung für große Behörden geeignet?

Ja, für größere Behörden kann die Schulung stärker auf Governance, Rollenmodell, Fachverfahren, Datenschutz-Folgenabschätzung, Microsoft 365, RAG-Systeme, Beschaffung, Personal, Vergabe, interne Kommunikation und Multiplikatorenmodelle zugeschnitten werden. Auch getrennte Module für Leitung, Fachbereiche und operative Teams sind möglich.

Kann die Schulung online durchgeführt werden?

Ja, die Schulung kann als Live-Online-Workshop durchgeführt werden. Dieses Format eignet sich besonders für verteilte Verwaltungsteams, mehrere Standorte oder organisationsweite Digitalisierungsgruppen. Auch online bleibt die Schulung interaktiv mit Fallarbeit, Datenampel, Sicherheitszonen, Prompting-Übungen und Richtlinienbausteinen.

Wie lange dauert die Inhouse-Schulung?

Die Dauer wird individuell abgestimmt. Häufig eignet sich ein Tagesworkshop für den Einstieg. Bei mehreren Fachbereichen, komplexer Datenschutzlage, Microsoft-365-Copilot-Rollout, Fachverfahren, Personalvertretung oder gewünschter Richtlinienentwicklung kann ein mehrteiliges Format mit Vorabklärung, Workshop und Follow-up sinnvoll sein.

Welche Ergebnisse können wir nach der Schulung erwarten?

Realistische Ergebnisse sind ein gemeinsames Grundverständnis, priorisierte Use Cases, eine erste Datenampel, Sicherheitszonen für Verwaltungsfälle, bessere Prompting-Regeln, klarere Freigabewege, sensibilisierte Fachbereiche und erste Bausteine für interne KI-Leitplanken. Häufig können öffentliche Einrichtungen danach sichere Pilotanwendungen gezielter planen.

Ersetzt die Schulung Rechtsberatung oder Datenschutzprüfung?

Nein, die Schulung ersetzt keine Rechtsberatung, keine Datenschutz-Folgenabschätzung, keine Vergabeprüfung und keine technische Sicherheitsprüfung. Sie vermittelt praxisnahe Orientierung, sensibilisiert für Risiken und hilft, interne Fragen strukturiert vorzubereiten. Konkrete Einzelfälle sollten durch zuständige Fachstellen geprüft werden.

Wie fragen wir die Schulung an?

Sie können die Schulung über das Anfrageformular anfragen. Sinnvoll sind Angaben zu Einrichtungstyp, Zielgruppe, Format, Teamgröße, vorhandenen KI-Tools, Microsoft-365-Nutzung, Fachverfahren, Datenschutzstruktur, typischen Verwaltungsprozessen und gewünschten Ergebnissen. Auf dieser Grundlage entwickelt die Bildungsakademie am Rosental ein passendes Inhouse-Konzept.

Ihre Anfrage für eine Inhouse-Schulung zu KI in der öffentlichen Verwaltung

Wenn Ihre öffentliche Einrichtung KI sicher, datenschutzsensibel und verwaltungsnah einsetzen möchte, können Sie die Schulung direkt als Inhouse-Format anfragen. Beschreiben Sie kurz Ihre Zielgruppe, Verwaltungsbereiche, vorhandene KI-Nutzung, Tool-Landschaft, Datenschutzstruktur, Fachverfahren und gewünschten Ergebnisse.

Kurz zusammengefasst

KI in der öffentlichen Verwaltung sicher einsetzen unterstützt Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen, Hochschulverwaltungen, Kulturinstitutionen, kommunale Unternehmen und verwaltungsnahe Organisationen dabei, KI sicher und nachvollziehbar in Bürgerkommunikation, Fachbereichsarbeit, Protokollen, Vermerken, Vorlagen, Projektmanagement, Vergabe, Personal, Wissensmanagement und interner Kommunikation einzusetzen. Die Schulung verbindet Verwaltungs-Kompass, Sicherheitszonen, Datenampel, Microsoft 365 Copilot, Fachverfahren, Datenschutz, IT-Sicherheit, EU-AI-Act-Orientierung, Art. 4 KI-Kompetenz, Freigabewege und interne Leitplanken. Ziel ist eine verantwortungsvolle KI-Nutzung, die Verwaltung entlastet, ohne Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Gleichbehandlung und menschliche Verantwortung zu gefährden.

English Summary

This in-house training helps public administrations, municipalities, public institutions and administration-related organisations use AI safely and responsibly. The course focuses on citizen communication, administrative memos, protocols, internal templates, public service processes, project work, procurement, HR, knowledge management, Microsoft 365 Copilot, specialist software, data protection, IT security, AI governance and documented AI literacy under Article 4 of the EU AI Act. Participants learn how to classify AI use cases, define data rules, establish safety zones, review AI outputs and create practical internal guidelines for secure AI use in public administration.

BILDUNGSAKADEMIE AM ROSENTAL

Inhouse Schulung: KI in der öffentlichen Verwaltung sicher einsetzen