Diese Case Study macht deutlich, wie ein Unternehmen mit Standorten in Köln und Kiel eine hybride KI-Schulung für verteilte Teams als gemeinsames Lernformat erfolgreich organisiert hat.

Das Unternehmen wollte keine klassische Präsenzschulung in Köln mit zugeschaltetem Online-Publikum aus Kiel. Ziel war ein echtes hybrides Lernformat, in dem beide Standorte gleichwertig beteiligt sind, dieselben KI-Grundlagen erhalten und dennoch eigene Arbeitsrealitäten einbringen können. Die zentrale Herausforderung bestand darin, Organisation, Technik, Moderation, Datenschutz, Übungen und Transfer so zu verbinden, dass verteilte Teams nicht auseinanderlernen, sondern eine gemeinsame Linie entwickeln. Die Bildungsakademie am Rosental entwickelte dafür ein hybrides Schulungsdrehbuch: mit Standortrollen, kurzen Lernsequenzen, parallelen Werkstattphasen, gemeinsamen Auswertungsfenstern, einem Quellen- und Ergebnischeck sowie einer Transferregie für beide Standorte. Methodisch knüpfte das Projekt an die AI-Literacy-Schulung für verteilte Teams, sichere KI-Nutzung und hybride Lernformate an und wurde über den Themenhub zur strukturierten KI-Einführung in Unternehmen, Organisationen und Institutionen eingeordnet.

 
 

 

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Hybrid ist kein Kamerabild: Warum Köln und Kiel ein eigenes Schulungsdrehbuch brauchten

Eine hybride KI-Schulung wird erst dann wirksam, wenn beide Standorte aktiv lernen, üben, auswerten und gemeinsame Regeln entwickeln.

Das Unternehmen hatte zunächst überlegt, die Schulung in Köln durchzuführen und die Kieler Mitarbeitenden per Videokonferenz dazuzuschalten. Genau diese Lösung wurde in der Bedarfsklärung kritisch geprüft. Bei KI-Schulungen reicht Zuhören nicht aus. Mitarbeitende müssen ausprobieren, Eingaben formulieren, Ergebnisse prüfen, Unsicherheiten klären und eigene Aufgaben reflektieren. Deshalb wurde das Format nicht als Übertragung, sondern als hybrides Drehbuch konzipiert: Köln und Kiel erhielten gemeinsame Impulse, arbeiteten aber in eigenen Standortwerkstätten, dokumentierten Ergebnisse auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche und führten ihre Erkenntnisse in moderierten Synchronisationsfenstern zusammen. Für typische Rückfragen zu Online-, Hybrid- und Präsenzformaten wurde zusätzlich auf die FAQ-Antworten zu KI-Inhouse-Schulungen, hybriden Formaten, Vorkenntnissen und Transfer verwiesen.

• Kein Livestream-Modell: Die Online-Gruppe sollte nicht passiv zuschauen.
• Keine reine Toolschulung: Im Mittelpunkt standen Arbeitsroutinen, Ergebnisprüfung und gemeinsame Regeln.
• Keine Standortkonkurrenz: Köln und Kiel sollten unterschiedliche Beispiele bearbeiten, aber dieselbe Methodik nutzen.
• Kein Transfer-Zufall: Nach der Schulung wurde ein gemeinsames Follow-up für beide Standorte eingeplant.

 

Projektprofil: Hybride KI-Schulung für verteilte Teams in Köln und Kiel

Das Projekt wurde als standortübergreifendes Inhouse-Training konzipiert, bei dem Präsenz- und Online-Gruppe gleichwertig beteiligt wurden.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Eckdaten. Entscheidend war, dass nicht die technische Zuschaltung im Mittelpunkt stand, sondern die didaktische Gleichwertigkeit beider Standorte. Köln arbeitete vor Ort mit Trainerin und Raumgruppe; Kiel wurde online zugeschaltet, erhielt aber eigene Arbeitsphasen, feste Rückmeldezeiten und eine eigene Standortmoderation.

 

Organisation	Unternehmen mit Standorten in Köln und Kiel
Arbeitsbereiche	Kundenservice, interne Kommunikation, Projektkoordination, Assistenz, Fachbereiche, Teamleitung
Standorte	Köln, Nordrhein-Westfalen und Kiel, Schleswig-Holstein
Zielgruppe	Verteilte Teams mit unterschiedlichen Vorkenntnissen, Arbeitsaufgaben und Kommunikationsroutinen
Teilnehmende	24 Mitarbeitende: 14 Teilnehmende in Köln vor Ort, 10 Teilnehmende aus Kiel online
Format	Hybrides Inhouse-Training mit Standortwerkstätten, gemeinsamer Lernwand, moderierten Auswertungsfenstern und Transfer-Follow-up
Dauer	Zwei halbe Trainingstage à 4 Stunden, ein 90-minütiges Online-Follow-up, Transfercheck nach 4 Wochen
Ausgangsproblem	Beide Standorte sollten KI-Kompetenz aufbauen, ohne dass Online-Teilnehmende abgehängt werden oder standortabhängige Sonderroutinen entstehen
Maßnahmen	Hybrid-Drehbuch, Technikprobe, Standortmoderation, Informationsklassen, Aufgabenbriefing, KI-Ergebnischeck, Standortvergleich, Transferboard
Ergebnis	18 Aufgaben kartiert, 7 hybride Lernsequenzen durchgeführt, 5 gemeinsame Arbeitsprotokolle entwickelt, 6 Transferregeln vereinbart, 20 von 24 Teilnehmenden fühlten sich nach dem Follow-up sicherer

 

Ausgangslage: Köln war experimentierfreudiger, Kiel vorsichtiger

Die Schulung musste zwei Standortkulturen verbinden: mehr Experimentierfreude in Köln und mehr Sicherheitsfragen in Kiel.

Vor dem Training zeigte sich ein deutlicher Unterschied zwischen den Standorten. In Köln hatten mehrere Mitarbeitende bereits privat oder informell mit ChatGPT experimentiert. Sie wollten wissen, wie sie Prompts verbessern, Textentwürfe schneller prüfen und Kundenkommunikation vorbereiten können. In Kiel überwog eine vorsichtigere Perspektive. Dort standen Fragen zur Vertraulichkeit, zur Freigabe von Ergebnissen und zur Vergleichbarkeit zwischen Standorten stärker im Vordergrund. Das hybride Format wurde deshalb nicht als Kompromiss entwickelt, sondern als Lernchance: Köln brachte Anwendungslust ein, Kiel sorgte für Risikobewusstsein. Aus beiden Perspektiven entstand eine gemeinsame KI-Linie. Für weitere Vertiefungen wurde auf praxisnahe KI-Seminare für Unternehmen, verteilte Teams und sichere Anwendung im Berufsalltag verwiesen.

• Kölner Schwerpunkt: praktische Textentwürfe, Kundenservice, Projektkommunikation und Variantenbildung.
• Kieler Schwerpunkt: Informationsschutz, interne Abstimmung, Aufgabenstruktur und Freigabeprüfung.
• Gemeinsamer Bedarf: einheitliche KI-Begriffe, klare Arbeitsgrenzen und überprüfbare Ergebnisse.
• Führungsziel: keine zwei getrennten KI-Kulturen, sondern ein gemeinsamer Standard für verteilte Teams.

 

Vor dem Training: Die Hybrid-Regie wurde festgelegt

Die Vorbereitung konzentrierte sich auf Rollen, Technik, Beteiligung und Arbeitsflächen, damit das Training nicht im Improvisationsmodus startete.

Eine Woche vor der Schulung fand eine kurze Hybridprobe statt. Dabei wurden nicht nur Kamera und Ton getestet. Es wurde auch geklärt, wer in Köln Raumfragen sammelt, wer in Kiel Chat- und Wortmeldungen bündelt, wie Ergebnisse dokumentiert werden und wie lange Arbeitsphasen dauern dürfen. Das Unternehmen erhielt vorab ein kurzes Teilnehmerbriefing: keine vertraulichen Echtdaten bereithalten, neutrale Arbeitsbeispiele vorbereiten, Kamera und Mikrofon testen und je Standort eine Person für die Ergebnisdokumentation benennen. Dadurch begann die Schulung nicht mit Technikfragen, sondern direkt mit Lernarbeit.

• Rollenklärung: Raumansprechperson in Köln, Online-Ansprechperson in Kiel, zentrale Moderation durch die Trainerin.
• Technikprobe: Kamera, Raumton, Chatkanal, Bildschirmfreigabe, digitale Lernwand und Ersatzverbindung.
• Arbeitsfläche: gemeinsame digitale Lernwand mit getrennten Spalten für Köln, Kiel und gemeinsame Beschlüsse.
• Teilnehmerbriefing: neutrale Beispiele vorbereiten, keine vertraulichen Daten verwenden, Übungszeiten ernst nehmen.

 

Das Lernformat: Drei Modi statt sieben Stufen

Das hybride Training arbeitete mit drei Modi: gemeinsamer Orientierung, standortgetrennter Werkstatt und verbindender Synchronisation.

Um die Schulung klar von einem Standard-Onboarding zu unterscheiden, wurde sie nicht als linearer Stufenplan aufgebaut. Stattdessen wechselte sie zwischen drei Lernmodi. Im Orientierungsmodus erhielten alle Teilnehmenden dieselben Grundlagen zu KI, beruflicher Nutzung, Ergebnisprüfung und Verantwortung. Im Werkstattmodus arbeiteten Köln und Kiel an eigenen Aufgaben. Im Synchronisationsmodus wurden Ergebnisse zusammengeführt und auf gemeinsame Regeln verdichtet. Dieser Wechsel war für das Hybridformat entscheidend, weil er Beteiligung erzeugte, ohne beide Standorte permanent in einer großen Videokonferenz festzuhalten.

• Modus 1: Gemeinsame Orientierung – kurze Inputs, gleiche Begriffe, gemeinsames Verständnis.
• Modus 2: Standortwerkstatt – getrennte Aufgaben, eigene Beispiele, aktive Beteiligung.
• Modus 3: Synchronisation – Ergebnisvergleich, gemeinsame Regeln, Transferentscheidungen.

 

Informationsklassen statt klassischer Datenampel

Statt einer klassischen Datenampel nutzte das Unternehmen vier Informationsklassen für hybride KI-Übungen: offen, intern, gebunden und ausgeschlossen.

Die Informationsklassen waren bewusst anders aufgebaut als eine einfache Farblogik. Das Unternehmen wollte vor allem verhindern, dass an zwei Standorten unterschiedliche Vorstellungen darüber entstehen, welche Informationen für KI-Übungen geeignet sind. Deshalb wurde nicht nur gefragt, ob Daten sensibel sind. Es wurde auch geprüft, ob Informationen öffentlich, nur intern, an Freigaben gebunden oder grundsätzlich ausgeschlossen sind. Diese Differenzierung passte besser zum hybriden Setting, weil Köln und Kiel mit unterschiedlichen Beispielen arbeiteten, aber dieselben Entscheidungsbegriffe nutzten.

• Offen: allgemeine Prozessbeschreibungen, öffentlich bekannte Informationen, fiktive Übungstexte, neutrale Beispielsätze.
• Intern: allgemeine Arbeitsabläufe, nicht vertrauliche Teamroutinen, freigegebene Formulierungsmuster, anonymisierte Aufgabenbeispiele.
• Gebunden: Inhalte, die erst nach interner Freigabe oder Entfernung konkreter Bezüge für Übungen genutzt werden dürfen.
• Ausgeschlossen: identifizierbare Kundenfälle, interne Bewertungen, nicht freigegebene Angebotsdetails, Zugangsdaten, Konfliktverläufe, personenbezogene Leistungsinformationen und vertrauliche Strategiepapiere.

 

Das Aufgabenbriefing: KAIRO statt Prompt-Grundformel

Für die hybride Schulung wurde mit dem Aufgabenbriefing KAIRO gearbeitet: Kontext, Anliegen, Information, Rahmen und Output.

Die bisherige Standardformel für Prompts wurde bewusst ersetzt, damit das Format eigenständig bleibt und besser zur hybriden Zusammenarbeit passt. KAIRO half den Teilnehmenden, Aufgaben so zu beschreiben, dass auch ein anderer Standort den Auftrag verstehen konnte. Das war besonders wichtig, weil Köln und Kiel ihre Ergebnisse gegenseitig prüften. Ein KAIRO-Briefing musste kurz genug für den Arbeitsalltag sein, aber klar genug, um Ergebnisqualität zu ermöglichen.

• Kontext: In welcher Arbeitssituation entsteht die Aufgabe?
• Anliegen: Was soll KI konkret unterstützen: ordnen, formulieren, verdichten, vergleichen oder prüfen?
• Information: Welche neutralen oder freigegebenen Angaben dürfen verwendet werden?
• Rahmen: Welche Sprachebene, Länge, Zielgruppe oder interne Grenze gilt?
• Output: In welcher Form soll das Ergebnis erscheinen: Entwurf, Liste, Rückfragen, Check, Struktur oder Variante?

Ein Kölner Beispiel lautete: „Kontext: Kundenservice erhält eine allgemeine Rückfrage zu einem Terminablauf. Anliegen: Antwort verständlich vorbereiten. Information: nur neutrale Stichpunkte aus dem Übungsblatt. Rahmen: freundlich, nicht verbindlich, keine Zusagen ergänzen. Output: kurze Antwortmail plus zwei Prüfpunkte.“ Ein Kieler Beispiel lautete: „Kontext: Teamassistenz ordnet eine interne Abstimmung. Anliegen: Aufgaben aus Notizen strukturieren. Information: fiktive Stichpunkte. Rahmen: keine Namen, keine Bewertungen. Output: Aufgabenliste mit offenen Fragen.“

 

Die sieben hybriden Lernsequenzen

Die Schulung wurde in sieben kurze Lernsequenzen gegliedert, die jeweils zwischen Orientierung, Standortwerkstatt und Synchronisation wechselten.

Die Sequenzen waren kurz gehalten, weil hybride Formate schneller ermüden als reine Präsenztrainings. Jede Sequenz hatte einen klaren Arbeitsauftrag und ein sichtbares Ergebnis auf der gemeinsamen Lernwand. Dadurch blieb die Online-Gruppe aus Kiel präsent und die Raumgruppe in Köln wurde nicht zum alleinigen Mittelpunkt.

 

Sequenz	Arbeitsziel	Hybrid-Mechanik	Ergebnis
1. Standortlandkarte	KI-Erwartungen aus Köln und Kiel sichtbar machen	getrennte Sammlung, gemeinsame Clusterung	12 Erwartungen und 9 Unsicherheiten
2. KI im Arbeitsablauf	geeignete Unterstützungsaufgaben erkennen	gemeinsamer Input, Standortbeispiele	18 Aufgaben kartiert
3. Informationsklassen	offene, interne, gebundene und ausgeschlossene Inhalte unterscheiden	Quiz mit Standortvergleich	4 Klassen verbindlich übernommen
4. KAIRO-Briefing	präzise KI-Aufträge formulieren	parallele Standortwerkstatt	10 Aufgabenbriefings erstellt
5. Ergebniskritik	KI-Ausgaben auf Plausibilität und Verwendbarkeit prüfen	gegenseitige Prüfung zwischen Köln und Kiel	24 Korrekturhinweise gesammelt
6. Teamprotokolle	gemeinsame Routinen für beide Standorte formulieren	moderierte Synchronisation	5 Arbeitsprotokolle beschlossen
7. Transferregie	nächste Schritte, Ansprechpartner und Follow-up klären	gemeinsames Transferboard	6 Transferregeln festgelegt

 

Standortwerkstatt Köln: Kundenservice und externe Verständlichkeit

Die Kölner Gruppe arbeitete vor allem an Texten, die später nach außen wirken könnten und daher besonders sorgfältig geprüft werden mussten.

In Köln standen Kundenservice, Projektkommunikation und verständliche Antwortentwürfe im Mittelpunkt. Die Gruppe trainierte, allgemeine Rückfragen in klare Antwortstrukturen zu überführen, ohne Zusagen zu erfinden oder interne Details preiszugeben. Besonders wichtig war die Ergebniskritik: Mehrere KI-Vorschläge klangen freundlich, enthielten aber zu verbindliche Formulierungen oder ergänzten Informationen, die nicht vorgegeben waren. Dadurch wurde sichtbar, dass KI für externe Kommunikation hilfreich sein kann, aber nur mit Prüfung, Kontextkontrolle und Freigabe.

• Übungsschwerpunkt: allgemeine Kundenantworten, Termintexte, Projektstatus, Rückfrageformulare.
• Lernpunkt: Freundliche Sprache darf keine ungewollte Zusage erzeugen.
• Prüfauftrag: Welche Aussage ist belegt, welche wurde ergänzt, welche müsste freigegeben werden?
• Ergebnis: Drei Kölner Routinen wurden in die gemeinsame Arbeitslogik übernommen.

 

Standortwerkstatt Kiel: Interne Ordnung und Aufgabenklärung

Die Kieler Gruppe fokussierte stärker auf interne Strukturierung, Assistenzaufgaben und belastbare Aufgabenklärung.

In Kiel ging es weniger um Außenkommunikation und stärker um interne Organisation. Die Teilnehmenden nutzten KI, um fiktive Besprechungsnotizen zu ordnen, Aufgabenlisten zu erstellen, offene Punkte sichtbar zu machen und interne Informationen verständlicher aufzubereiten. Ein wichtiger Unterschied zur Kölner Gruppe: Kiel achtete besonders auf Rollen und Zuständigkeiten. Die Teilnehmenden wollten verhindern, dass KI aus unvollständigen Notizen scheinbar klare Entscheidungen macht. Deshalb wurde stärker mit Rückfragen, offenen Punkten und Unsicherheitsmarkierungen gearbeitet.

• Übungsschwerpunkt: Aufgabenlisten, interne Hinweise, Meeting-Strukturen, offene Punkte.
• Lernpunkt: Aus unklaren Notizen dürfen keine scheinbar beschlossenen Aufgaben entstehen.
• Prüfauftrag: Was ist Information, was ist Vermutung, was ist offene Klärung?
• Ergebnis: Zwei Kieler Routinen wurden in das gemeinsame Transferboard übernommen.

 

Der gemeinsame Ergebnischeck: PAKT statt Standard-Prüffragen

Der Ergebnischeck PAKT prüfte KI-Ausgaben nach vier Kriterien: Plausibilität, Abgleich, Kontexttreue und Transferfähigkeit.

Auch die Ergebnisprüfung wurde neu benannt und anders strukturiert. Statt eine allgemeine Liste von Prüffragen zu wiederholen, arbeitete das Unternehmen mit dem PAKT-Check. Diese Systematik passte gut zum standortübergreifenden Arbeiten, weil beide Gruppen Ergebnisse gegenseitig kommentieren konnten. Köln prüfte Kieler Aufgabenlisten, Kiel prüfte Kölner Antwortentwürfe. Dadurch entstanden nicht nur bessere Einzeltexte, sondern ein gemeinsames Verständnis für Qualität.

• Plausibilität: Klingt das Ergebnis nur gut, oder ist es inhaltlich nachvollziehbar?
• Abgleich: Stimmt die Ausgabe mit den freigegebenen Informationen überein?
• Kontexttreue: Passt das Ergebnis zur Zielgruppe, zum Standort und zur Aufgabe?
• Transferfähigkeit: Kann daraus eine wiederholbare Routine entstehen, oder ist es nur ein Einzelfall?

 

Fünf Arbeitsprotokolle statt identischer Nicht-Nutzungsregeln

Die Schulung entwickelte fünf Arbeitsprotokolle, die Verhalten im Alltag beschreiben, statt nur Verbote aufzuzählen.

Die Kritik an vielen KI-Schulungen lautet zu Recht: Sie enden mit allgemeinen Verboten, die zwar richtig sind, aber im Alltag wenig Steuerungskraft entfalten. Im Köln-Kiel-Projekt wurden deshalb Arbeitsprotokolle formuliert. Sie beschreiben, wie Teams vorgehen, wenn eine KI-Aufgabe entsteht. Dadurch wurden Grenzen, Prüfung und Transfer miteinander verbunden.

• Protokoll 1: Erst klassifizieren – Vor jeder KI-Nutzung wird entschieden, ob die Informationen offen, intern, gebunden oder ausgeschlossen sind.
• Protokoll 2: Auftrag sichtbar machen – Jede KI-Anfrage wird als KAIRO-Briefing formuliert, nicht als spontane Ein-Satz-Anweisung.
• Protokoll 3: Standortvergleich nutzen – Neue Routinen werden mindestens einmal zwischen Köln und Kiel gespiegelt.
• Protokoll 4: Ergebnis als Entwurf behandeln – KI-Ausgaben gelten als Arbeitsmaterial, nicht als fertige Aussage.
• Protokoll 5: Abweichungen dokumentieren – Wenn ein Standort eine Sonderroutine braucht, wird sie im Transferboard festgehalten und im Follow-up bewertet.

 

Transferregie: Wie beide Standorte nach dem Training verbunden blieben

Der Transfer wurde als standortübergreifende Regieaufgabe geplant, damit Köln und Kiel nach der Schulung keine getrennten KI-Gewohnheiten entwickelten.

Nach dem zweiten Trainingstag war die Schulung nicht abgeschlossen. Beide Standorte erhielten ein gemeinsames Transferboard mit drei Bereichen: geeignete Aufgaben, offene Fragen und neue Routinen. Zusätzlich wurden zwei Standortlotsen benannt: eine Person aus Köln und eine Person aus Kiel. Sie sammelten Beispiele, Unsicherheiten und Verbesserungsvorschläge. Im Follow-up nach vier Wochen wurden diese Rückmeldungen gemeinsam ausgewertet. Ergänzende Impulse zu Kommunikation, Führung und Lerntransfer wurden über Fachbeiträge zu KI-Kompetenz, Kommunikation und Lerntransfer im Akademie-Magazin verknüpft.

• Transferboard: gemeinsame Übersicht für Aufgaben, Grenzen, Routinen und offene Fragen.
• Standortlotsen: je eine verantwortliche Person aus Köln und Kiel.
• Vier-Wochen-Fenster: Praxiserfahrungen sammeln, aber keine Sonderregeln unkontrolliert etablieren.
• Follow-up: 90 Minuten zur Bewertung von Beispielen, Routinen und Korrekturbedarf.

 

Direkte Messwerte aus Schulung und Follow-up

Die Wirkung zeigte sich darin, dass beide Standorte aktiv beteiligt blieben und dennoch eine gemeinsame KI-Linie entwickelten.

Im Training wurden 18 Aufgaben kartiert, 7 hybride Lernsequenzen durchgeführt und 5 Arbeitsprotokolle entwickelt. Vor der Schulung fühlten sich 7 von 24 Teilnehmenden sicher genug, KI beruflich einzuordnen. Nach dem Follow-up waren es 20 von 24. Köln reduzierte die Bearbeitungszeit für einen neutralen Antwortentwurf im Testfall von 29 auf 18 Minuten. Kiel reduzierte die Strukturierung einer internen Aufgabenliste von 33 auf 20 Minuten. In der gegenseitigen Ergebnisprüfung sammelten beide Standorte 24 Korrekturhinweise, vor allem zu unklarer Verbindlichkeit, ergänzten Annahmen, fehlendem Kontext und unscharfer Zuständigkeit. Nach vier Wochen nutzten beide Standorte mindestens drei der fünf Arbeitsprotokolle regelmäßig.

• 24 Teilnehmende aus Köln und Kiel
• 14 Teilnehmende vor Ort in Köln
• 10 Teilnehmende online aus Kiel
• 18 berufliche KI-Aufgaben kartiert
• 7 hybride Lernsequenzen durchgeführt
• 10 KAIRO-Briefings in Standortwerkstätten erstellt
• 5 Arbeitsprotokolle für verteilte KI-Nutzung entwickelt
• 24 Korrekturhinweise in der gegenseitigen Ergebnisprüfung gesammelt
• 11 Minuten Zeitersparnis bei neutralem Antwortentwurf im Kölner Testfall
• 13 Minuten Zeitersparnis bei interner Aufgabenliste im Kieler Testfall
• 20 von 24 Teilnehmenden mit höherer Sicherheit nach dem Follow-up
• 21 von 24 Teilnehmenden bewerteten die Hybrid-Regie als hilfreich

 

Kundenzitat

Die Projektleitung hob hervor, dass das Training nicht wie ein Präsenzseminar mit Online-Anhang wirkte, sondern wie ein gemeinsames Lernformat.

„Wir wollten nicht, dass Köln den Raum dominiert und Kiel nur digital dabei ist. Das Schulungsdrehbuch hat beide Standorte wirklich ins Arbeiten gebracht: Köln mit stärkerer Kundensicht, Kiel mit stärkerer Struktur- und Sicherheitsbrille. Am Ende hatten wir keine zwei verschiedenen KI-Starts, sondern eine gemeinsame Arbeitslogik für verteilte Teams.“

Projektleitung, Unternehmen mit Standorten in Köln und Kiel

 

Trainerprofil: Hybride KI-Schulungen für verteilte Teams gestalten

Durchführende Person im Projekt

Die Schulung wurde von einer Haupttrainerin für AI Literacy, hybride Lernformate, digitale Arbeitsroutinen und sichere KI-Anwendung in verteilten Teams durchgeführt.

Die Trainerin verfügt über langjährige Erfahrung in Inhouse-Trainings für Kommunikation, Teamlernen, digitale Zusammenarbeit und verantwortungsvolle KI-Nutzung. Ihr Schwerpunkt liegt darauf, verteilte Teams nicht nur technisch zusammenzuschalten, sondern didaktisch sinnvoll einzubinden. Im Projekt Köln/Kiel verband sie AI-Literacy-Grundlagen, Hybridmoderation, Informationsklassen, KAIRO-Aufgabenbriefings, PAKT-Ergebnischeck und Transferregie zu einem eigenständigen Schulungsdesign. Fachliche Schwerpunkte waren sichere KI-Nutzung, virtuelle Zusammenarbeit, standortübergreifende Moderation, datensparsame Aufgabenbeschreibungen und Anwendungssicherheit in verteilten Organisationen.

 

Fachliche Einordnung: Hybride KI-Schulungen brauchen Beteiligung, AI Literacy und gemeinsame Verantwortung

Hybride KI-Schulungen sind besonders wirksam, wenn sie technische Organisation, aktive Beteiligung, AI Literacy, Datenschutzbewusstsein und Transferlogik miteinander verbinden.

Die Europäische Kommission erläutert AI Literacy im Kontext des EU AI Act als Wissen, Fähigkeiten und Verständnis für Personen, die mit KI-Systemen umgehen oder deren Nutzung verantworten. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass die Regeln zu AI Literacy nach Artikel 4 des AI Act seit dem 2. Februar 2025 gelten. Für das Projekt Köln/Kiel bedeutete das: Beide Standorte mussten nicht nur denselben Input hören, sondern vergleichbare Handlungssicherheit entwickeln.

Auch Datenschutz und Risikobewusstsein wurden standortübergreifend betrachtet. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu künstlicher Intelligenz und Datenschutz liefert Kriterien für die datenschutzkonforme Nutzung von KI-Anwendungen. Die BSI-Publikation zu Chancen und Risiken generativer KI-Modelle zeigt, warum Unternehmen Risiken bei generativer KI systematisch berücksichtigen sollten. Deshalb arbeitete das Training nicht mit standortabhängigen Sonderregeln, sondern mit gemeinsamen Informationsklassen, Ergebnischecks und Transferprotokollen.

 

Was diesen Köln-Kiel-Case von anderen KI-Case-Studies unterscheidet

Der Köln-Kiel-Case unterscheidet sich durch den Fokus auf hybride Lernregie für verteilte Teams statt auf allgemeines KI-Onboarding.

Andere Case Studies behandeln Gruppengröße, Seminardauer, KI-Schulungen ohne Vorkenntnisse, Verbände, SEO und GEO, DSGVO-Governance, eigene Dokumente oder Prompt-Vorlagen. Dieser Projektbericht beantwortet eine andere Suchintention: Wie organisiert ein Unternehmen KI-Lernen, wenn zwei Standorte aktiv beteiligt werden sollen und weder Präsenzgruppe noch Online-Gruppe zur Nebenrolle werden darf? Die Antwort liegt in einer Hybrid-Regie mit Standortprofilen, Informationsklassen, KAIRO-Aufgabenbriefing, PAKT-Ergebnischeck, Standortwerkstätten, Synchronisationsfenstern und Transferboard.

 

Weitere passende Case Studies

Für Unternehmen mit verteilten Teams ist der Vergleich mit weiteren Praxisberichten sinnvoll, weil Hybridformat, Gruppengröße, Dauer und Transfer eng zusammenhängen.

Die Köln-Kiel-Case-Study zeigt, wie hybride KI-Schulung organisatorisch und didaktisch umgesetzt werden kann. Ergänzend sind Praxisberichte zu Inhouse-Schulungen, Transferprojekten und organisationalem Lernen hilfreich, um weitere Ausgangslagen zu vergleichen. Besonders passend sind Projektmanagement-Schulungen für Rollout-Planung, Aufgabensteuerung und Transferdesign, Kommunikationstrainings für standortübergreifende Abstimmung, klare Texte und Teamkommunikation sowie Führungskräfteseminare für Verantwortungslogik, Teamführung und Veränderungsbegleitung. Denn KI-Kompetenz in verteilten Teams entsteht nicht allein durch Tools, sondern durch gemeinsame Regeln, gute Moderation und verbindlichen Transfer.

 

Warum dieser Projektbericht exemplarisch für die Arbeit der Bildungsakademie ist

Dieser Projektbericht zeigt exemplarisch, wie die Bildungsakademie am Rosental KI-Schulungen an Standortstruktur, Teamrealität und Transferbedarf anpasst.

Das Unternehmen mit Standorten in Köln und Kiel erhielt kein Standard-Webinar und kein reines Präsenzseminar, sondern ein hybrides Qualifizierungsdesign für verteilte Teams. Die AI-Literacy-Schulung für Teams, verteilte Organisationen und verantwortungsvolle KI-Nutzung bildete die methodische Grundlage; der Themenhub zur strukturierten KI-Einführung in Unternehmen, Behörden und Institutionen lieferte den größeren Orientierungsrahmen; die FAQ-Antworten zu KI-Inhouse-Schulungen, hybriden Formaten, Vorkenntnissen und Transfer unterstützten wiederkehrende Rückfragen; und Magazinbeiträge zu KI-Kompetenz, Kommunikation und Lerntransfer boten weiterführende Impulse für die interne Weiterarbeit.

 

English Summary

This case study shows how a company with locations in Cologne and Kiel organised a hybrid AI training programme for distributed teams.

The training was designed as a hybrid learning script rather than a simple livestream of a classroom session. Twenty-four participants from Cologne and Kiel joined shared AI literacy inputs, worked in location-specific workshops and synchronised their results through a shared transfer board. The programme used information classes instead of a simple traffic-light model, KAIRO task briefings instead of a generic prompt formula and a PAKT output check for quality review. The case demonstrates how distributed teams can build a consistent AI competence baseline when hybrid training combines participation, moderation, data awareness and transfer planning.

 

FAQ zur Case Study: Hybride KI-Schulung für Köln und Kiel

Wie organisiert man eine hybride KI-Schulung für zwei Standorte?

Eine hybride KI-Schulung für zwei Standorte gelingt, wenn beide Standorte eigene Arbeitsphasen, sichtbare Ergebnisse und gemeinsame Synchronisationspunkte erhalten.

Im Projekt Köln/Kiel wurden 14 Teilnehmende in Köln vor Ort und 10 Teilnehmende aus Kiel online eingebunden. Die Schulung wurde nicht als Livestream organisiert, sondern als hybrides Drehbuch. Köln und Kiel erhielten gemeinsame Inputs, arbeiteten dann in Standortwerkstätten und führten ihre Ergebnisse anschließend zusammen. Dadurch blieb Kiel nicht Zuschauergruppe, und Köln dominierte nicht automatisch den Lernraum. Genau diese Balance war entscheidend für ein gemeinsames Kompetenzniveau.

Warum war die erste Fassung eines klassischen Hybridtrainings nicht ausreichend?

Ein klassisches Hybridtraining ist oft zu passiv, wenn Online-Teilnehmende nur zugeschaltet werden und keine eigenen Arbeitsaufträge erhalten.

Das Unternehmen wollte vermeiden, dass Köln ein vollwertiges Präsenzseminar erhält und Kiel nur digital folgt. Deshalb wurden eigene Standortrollen, eine gemeinsame Lernwand, kurze Werkstattphasen und feste Auswertungsfenster geplant. Die Online-Gruppe erhielt eigene Aufgaben und präsentierte Ergebnisse. Dadurch wurde Hybrid nicht technisch, sondern didaktisch verstanden: Beide Standorte mussten arbeiten, prüfen, vergleichen und Regeln mitentwickeln.

Was unterscheidet Informationsklassen von einer einfachen Datenampel?

Informationsklassen unterscheiden stärker zwischen offenen, internen, freigabegebundenen und ausgeschlossenen Inhalten.

Im Köln-Kiel-Projekt wurde bewusst keine klassische Datenampel verwendet. Stattdessen arbeitete das Unternehmen mit vier Informationsklassen: offen, intern, gebunden und ausgeschlossen. Diese Logik passte besser zum hybriden Arbeiten, weil beide Standorte unterschiedliche Beispiele nutzten. Entscheidend war nicht nur, ob Daten sensibel sind, sondern ob Informationen freigegeben, intern begrenzt, anonymisierbar oder grundsätzlich ausgeschlossen sind. So entstand eine differenziertere Entscheidungsgrundlage für verteilte Teams.

Was ist das KAIRO-Aufgabenbriefing?

Das KAIRO-Aufgabenbriefing strukturiert KI-Anfragen nach Kontext, Anliegen, Information, Rahmen und Output.

KAIRO ersetzte in dieser Schulung eine allgemeine Prompt-Grundformel. Das war besonders hilfreich, weil Köln und Kiel ihre Ergebnisse gegenseitig prüfen sollten. Ein Aufgabenbriefing musste daher auch für den anderen Standort verständlich sein. Die Teilnehmenden beschrieben Arbeitssituation, gewünschte Unterstützung, verwendbare Informationen, Grenzen und Zielformat. Dadurch wurden Prompts nicht nur besser, sondern auch transparenter, vergleichbarer und leichter überprüfbar.

Wie funktionierten die Standortwerkstätten?

Die Standortwerkstätten ermöglichten, dass Köln und Kiel eigene Aufgaben bearbeiteten und anschließend gemeinsame Standards daraus ableiteten.

Köln arbeitete stärker an Kundenservice, Antwortentwürfen und externer Verständlichkeit. Kiel fokussierte interne Ordnung, Aufgabenlisten und Abstimmungsnotizen. Beide Standorte nutzten jedoch dieselben Informationsklassen und das KAIRO-Briefing. In der gemeinsamen Auswertung wurden Unterschiede sichtbar gemacht und in übergreifende Arbeitsprotokolle übersetzt. Dadurch entstanden keine konkurrierenden Standortlösungen, sondern ergänzende Perspektiven mit gemeinsamer Methodik.

Was prüft der PAKT-Ergebnischeck?

Der PAKT-Ergebnischeck prüft KI-Ausgaben nach Plausibilität, Abgleich, Kontexttreue und Transferfähigkeit.

Der PAKT-Check wurde entwickelt, um KI-Ausgaben standortübergreifend bewertbar zu machen. Köln prüfte Kieler Aufgabenstrukturen, Kiel prüfte Kölner Antwortentwürfe. Dabei ging es nicht nur um sprachliche Qualität, sondern um die Frage: Ist das Ergebnis nachvollziehbar, stimmt es mit den freigegebenen Informationen überein, passt es zum Kontext und kann daraus eine Routine entstehen? Diese gegenseitige Prüfung erzeugte gemeinsames Qualitätsverständnis.

Welche Technik braucht eine hybride KI-Schulung?

Eine hybride KI-Schulung braucht verlässlichen Raumton, Kamera, Bildschirmfreigabe, digitale Lernwand, Chatmoderation und eine Ersatzverbindung.

Im Projekt wurde eine Woche vor der Schulung eine Hybridprobe durchgeführt. Dabei wurden nicht nur technische Geräte getestet, sondern auch Rollen und Abläufe. Wer beobachtet den Chat? Wer sammelt Fragen aus dem Raum? Wie werden Ergebnisse dokumentiert? Welche Verbindung wird genutzt, falls die Hauptverbindung ausfällt? Gerade bei KI-Schulungen mit Übungen ist Technik nicht Nebenfrage, sondern Voraussetzung für gleichwertige Beteiligung.

Wie verhindert man unterschiedliche KI-Gewohnheiten an verschiedenen Standorten?

Unterschiedliche KI-Gewohnheiten verhindert man durch gemeinsame Informationsklassen, Arbeitsprotokolle, Standortlotsen und ein verbindliches Follow-up.

Das Unternehmen wollte nicht, dass Köln und Kiel nach der Schulung eigene Regeln entwickeln. Deshalb wurden fünf Arbeitsprotokolle vereinbart und zwei Standortlotsen benannt. Sie sammelten Beispiele, Fragen und Unsicherheiten. Im Follow-up nach vier Wochen wurden Sonderfälle gemeinsam bewertet. So konnten standortspezifische Bedürfnisse aufgenommen werden, ohne dass sich unkontrollierte Sonderroutinen etablierten.

Welche Gruppengröße eignet sich für hybride KI-Schulungen?

Hybride KI-Schulungen funktionieren gut mit etwa 15 bis 25 Teilnehmenden, wenn sie in aktive Standort- oder Arbeitsgruppen aufgeteilt werden.

Im Köln-Kiel-Projekt nahmen 24 Personen teil. Diese Gruppengröße war nur deshalb sinnvoll, weil die Schulung nicht durchgehend im Plenum stattfand. Köln und Kiel arbeiteten in eigenen Werkstätten und synchronisierten Ergebnisse anschließend. Ohne diese Aufteilung wäre die Gruppe für praktische Übungen, Ergebnisprüfung und Rückfragen zu groß gewesen. Entscheidend ist daher nicht nur die Gesamtzahl, sondern die Arbeitsarchitektur.

Wie lange sollte eine hybride KI-Schulung dauern?

Eine hybride KI-Schulung kann gut als zwei halbe Trainingstage mit Follow-up funktionieren, wenn die Lernsequenzen kurz und aktiv geplant sind.

Das Unternehmen entschied sich für zwei halbe Trainingstage à vier Stunden. Dieses Format reduzierte hybride Ermüdung und ließ zwischen den Terminen Raum zur Reflexion. Jede Sequenz hatte ein klares Ergebnis auf der Lernwand. Das 90-minütige Follow-up nach vier Wochen half, die Transfererfahrungen beider Standorte zu vergleichen. So wurde das Training nicht als einmaliger Termin, sondern als begleiteter Lernprozess umgesetzt.

Welche Ergebnisse brachte das hybride KI-Training?

Das hybride KI-Training brachte 18 kartierte Aufgaben, fünf Arbeitsprotokolle, zehn KAIRO-Briefings und deutlich höhere Anwendungssicherheit.

Vor der Schulung fühlten sich 7 von 24 Teilnehmenden sicher genug, KI beruflich einzuordnen. Nach dem Follow-up waren es 20 von 24. Beide Standorte entwickelten eigene Beispiele und führten diese zu gemeinsamen Arbeitsprotokollen zusammen. In der gegenseitigen Ergebnisprüfung entstanden 24 Korrekturhinweise. Das zeigte, dass der hybride Aufbau nicht nur Wissen vermittelte, sondern tatsächliche Arbeit an Qualität, Grenzen und Transfer ermöglichte.

Was unterscheidet diese Case Study von anderen KI-Case-Studies?

Diese Case Study zeigt hybride Lernregie für verteilte Teams statt allgemeines KI-Onboarding oder reine Toolvermittlung.

Der Köln-Kiel-Case ist eigenständig, weil die Standortstruktur im Zentrum steht. Es geht nicht primär um KI ohne Vorkenntnisse, Gruppengröße, Seminardauer, GEO oder Datenschutz-Governance. Die zentrale Frage lautet: Wie lernen zwei verteilte Teams gemeinsam, ohne dass ein Standort dominiert und der andere passiv bleibt? Die Antwort liegt in Hybrid-Drehbuch, Standortwerkstätten, Informationsklassen, KAIRO-Briefing, PAKT-Check und Transferboard.

 

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Die Bildungsakademie am Rosental entwickelt KI-Inhouse-Seminare passend zu Zielgruppe, Standort, Teamgröße und konkretem Schulungsbedarf.

Wählen Sie bei Ihrer Anfrage auch gern zwischen einem a) Inhouse-Präsenz-Seminar an Ihrem Standort, b) einem Inhouse-Online-Workshop mit Ihrem Team oder c) einem Inhouse-Präsenz-Kurs direkt an der Akademie – das Inhouse-Training gern auch in Kombination mit Teambuilding-Aktionen.

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