Seminare, Workshops, Präsentationen – bei all dem geht es ums Lernen und Weiterbilden. Damit dieses Ziel erreicht wird und die Veranstaltungen ein voller Erfolg werden, muss der perfekte Seminarraum her. Doch was sind die Kretierien zu Gestaltung? Viele Unternehmen vermieten ihre Tagungsräume. Andere richten sich auch nur für den eigenen Nutzen ein. Doch was muss man bei der Gestaltung beachten?

Einerseits ist es wichtig, dass die Zahl der Teilnehmer zu der Größe des Raumes passt. Sowohl ein zu kleiner, als auch ein zu großer Seminarraum wirken sich schlecht auf den Erfolg der Veranstaltung aus. Ist jedoch nur ein bis zwei mal jährlich eine Veranstaltung geplant, reicht gegebenenfalls auch ein etwas kleinerer Workshopraum. Andererseits sind aber auch die Art der Veranstaltung und die Absichten der Nutzung relevant. Die Aufstellung der Stühle muss geplant werden. Wenn der Kunde unter Anderem eine Gruppenarbeit geplant hat, sollten gegebenenfalls mehrere Räume zur Verfügung stehen. Möglich ist aber auch die Nutzung von Raumteilern, um einen Bereich abzugrenzen.

Ein anderer wichtiger Punkt ist die Akustik in einem perfekten Seminarraum – das muss man beachten, will man einen Tagungsraum mieten. Es darf nicht zu sehr hallen und mögliche Lautsprecher müssen passend platziert und eingestellt werden. Außerdem relevant für das Raumklima ist die Farbe der Wände und die Fenster. Schwarze Wände würden alles zu düster erscheinen lassen. Helle Farben sind empfehlenswert. Auch Fenster sorgen für eine gemütliche Atmosphäre. Wie in einem Tagungshotel. Sind diese jedoch zu groß oder zahlreich, ist eventuell eine Möglichkeit zur Abdunklung nötig.

Ob man den Seminarraum vermieten möchte, oder zur Eigennutzung einrichtet, ist egal. Es muss immer die nötige technische Ausstattung vorhanden sein. Beispielsweise eignen sich Beamer, Leinwände und große Bildschirme. Unbedingt erforderlich ist außerdem ein Internetanschluss. Als Vermieter sollten sie auch Catering anbieten.

Wenn man als Kunde einen Seminarraum oder Schulungsraum mieten möchte, sollten einige Faktoren beachtet werden, damit das Kostenlimit nicht überschritten wird, der volle Erfolg aber trotzdem bestehen bleibt. Erst einmal spielt der Ort der Räumlichkeiten eine wichtige Rolle. Wenn die Teilnehmer aus ganz Sachsen oder sogar Deutschland kommen, sollte man einen mittigen Standpunkt wählen. Ist jedoch eine Veranstaltung eines Unternehmens einer Stadt geplant, empfiehlt es sich, den Standpunkt so nah wie möglich zu setzen. Dadurch bleiben die An- und Abfahrtskosten so gering wie möglich. Andererseits ist es jedoch auch wichtig, darüber nachzudenken, ob ein Standpunkt im Zentrum einer Stadt für die Konferenzräume nicht zu hohe Mietkosten mit sich bringt. Durch Abwägen der Kosten kann der Mieter das passendste Angebot aussuchen.

Außerdem sollten sie dem Vermieter alle ihre Wünsche und Anforderungen an einen guten Meetingroom mitteilen. Von der Zahl der Teilnehmer über die Aufstellung der Stühle und die Medientechnik bis zu Sanitären Einrichtungen in der Nähe, tragen alle Faktoren zu dem Erfolg der Veranstaltung bei.