Warum kleben erfolgreiche Startups bunte Post-its an die Wand? Wieso wollen jetzt auf einmal alle agil sein? Was sind Scrum und Kanban? Und mit welcher Software und welchen Tools planen Sie Ihr Projekt am besten? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Einblick in digitales Projektmanagement. Den Überblick bei Projektmanagement zu behalten ist nicht immer einfach – aber mit agilen Methoden leichter.

Seminar zum Projektmanagement

 

 

Im Seminar lernen: Das Wasserfall-Modell

Bevor wir agile Wege betreten – ein kurzer Blick auf eine traditionelle Methode: das Wasserfall-Modell. Es teilt das Projekt in einzelne Phasen, die wie die Stufen eines Wasserfalls ins Tal herab stürzen – daher der Name. Ratsam für die Entwicklung einer App sind 5 bis 7 solcher Phasen. Diese werden stets nacheinander erledigt, d.h. erst nach Abschluss eines Schrittes, folgt der nächste. Ein Zurück gibt es nicht, Änderungen sind tabu. Denn alte Modelle gehen davon aus, dass der Verlauf eines Projekts bis ins kleinste Detail planbar ist. Genau das ist der Knackpunkt für Fans agiler Methoden. Trotzdem kommt das Wasserfall-Modell zur Entwicklung von Software seit Jahrzehnten bewährt zum Einsatz. Allerdings eignet es sich vor allem für kleine Projekte die wirklich bis ins Detail planbar sind!

Die Vorteile des Wasserfallmodells:

  • die klare Struktur verhindert ein „Verzetteln“
  • es gibt einen guten Überblick über das Projekt vom Anfang bis zum Ende
  • die Kosten lassen sich gut vorab schätzen
  • Nachteile des Wasserfallmodells
  • es ist sehr starr bei Änderungen
  • ein fertiges Produkt entsteht erst am Ende
  • Feedback von Kunden während der Entwicklung fehlt
  • Mit welchen Problemen kämpfen digitale Projekte?

Kosten- und Zeitdruck der IT-Branche sind enorm. Zudem gründen sich nahezu täglich Startups. Fast genauso schnell wachsen die Wünsche der Nutzer nach neuen Apps und Features. Das hat natürlich großen Einfluss auf ein Projekt. Somit kann sich innerhalb weniger Wochen der Anspruch an eine Software komplett ändern. Deshalb stößt eine starre Planung hier schnell an ihre Grenzen. Und so kam der Impuls das Projektmanagement flexibel zu machen aus der IT-Branche.

 

Workshop: Was ist agiles Projektmanagement?

Die Praxis lehrt uns: Der Verlauf eines Projektes ist nicht immer absehbar. Deshalb hinterfragen agile Wege die Prozesse, Rollen und Pläne alter Modelle. So ist 2001 das „agile Manifest“ der Softwareentwicklung entstanden. Im Kern lautet es:

  • Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung
  • Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
  • Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan

Diese Werte gelten auch für Projekte in anderen Branchen. Die Planung erfolgt dabei immer in kleinen Schritten und auch nur für die nahe Zukunft. D.h. der gesamte Ablauf wird – wenn überhaupt – bloß grob geplant. Zudem besteht in jeder Phase enger Kontakt mit dem Kunden.

Vorteile agiler Methoden

  • hohe Flexibilität bei Veränderungen
  • Ergebnisse sind bereits nach kurzer Zeit sichtbar
  • ständiges Feedback vom Kunden während des Projekts

Nachteile agiler Methoden

  • eignet sich nur für kleine Teams
  • die gesamten Kosten lassen sich vorab schwer schätzen
  • es werden viele Treffen benötigt
  • Die bekanntesten Vertreter für agile Modelle sind Scrum und Kanban.

 

Projektmanagement trifft Rugby: Die Scrum-Methode

Firmen wie Google oder Amazon bauen längst auf dieses Konzept. Der Begriff kommt aus dem Rugby: Scrum heißt das Gedränge um den Ball. Und auch bei Projekten steht das Team eng zusammen. Dabei ist es mit Scrum egal wie das Ziel erreicht wird. D.h. das Team ist in der Umsetzung frei. Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint – Chaos herrscht nicht. Vielmehr arbeitet Scrum in festen Rahmen und Plänen. Dabei gibt es drei Rollen: den Product Owner, das Team und den Scrum Master. Der Product Owner hält den Kontakt mit dem Kunden und erstellt den Katalog mit den Ansprüchen an das Produkt. Das Team besteht aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Die ideale Größe sind 3 bis 8 Mitglieder. Das Team setzt die Wünsche des Kunden selbstständig um. Wiederum sorgt der Scrum Master dafür, dass das Team effizient arbeiten kann. Dazu räumt er alle Steine aus dem Weg.

Scrum teilt ein Projekt in Abschnitte, diese heißen Sprints und dauern meist zwei Wochen. Am Anfang steht die Planung – das Sprint Planning. Das Team überlegt: Welches Ziel hat unser Sprint? Welche Aufgaben helfen uns? Anschließend wird nach Wichtigkeit sortiert. Danach notiert das Team einzelne Aufgaben auf Zettel und heftet diese an das Scrum-Board. Außerdem entscheidet es, welchen Zetteln es sich in den nächsten zwei Wochen widmet.

 

Schulung zeigt: Meeting is King

Neben dem großen Treffen gibt es die Daily Scrums. D.h. tägliche Meetings in denen jeder aus dem Team ein kurzes Update gibt. Außerdem treffen sich alle nach zwei Wochen im Sprint Review wieder. In diesem wird das Ergebnis des Sprints auch dem Kunden präsentiert. Dies kann z.B. eine Version einer Software sein. Anschließend fließt das Feedback des Kunden direkt ins Projekt ein. Außerdem gibt es eine Sprint-Retrospektive: Im Grunde ein Treffen in dem sich das Team intern austauscht. Was war im letzten Sprint gut? Was können wir besser machen? Die Vorschläge setzt das Team sofort um. Danach startet der nächste Sprint. Dieser Prozess wiederholt sich so oft bis der Kunde mit dem Produkt zufrieden ist.

 

Kanban Kurs: Alles ist im Fluss!

Diese Methode gab es schon lange vor dem Hype um agiles Projektmanagement. Der japanische Autobauer Toyota suchte in den 1940er Jahren nach einem Weg Abläufe flexibler und effizienter zu machen. Die Geburt von Kanban, was grob Übersetzt so viel wie „Karte“ heißt. Im Kern geht es darum mittels einer Karte den Fluss der Arbeit sichtbar zu machen. Damit wird ein Problem schneller erkannt. Kanban schreibt im Vergleich zu Scrum keinen genauen Ablauf oder Rollen vor. Dafür legt es 4 Prinzipien fest:

  • Starte mit dem, was du gerade machst
  • strebe inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an
  • Respektiere aktuelle Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel
  • Fördere Führung und Verantwortung auf allen Ebenen der Organisation

Außerdem schreibt Kanban 6 Praktiken vor:

  • Mache die Arbeit sichtbar
  • Limitiere die Menge angefangener Arbeit
  • Messe und manage den Fluss
  • Mache Prozessregeln explizit
  • Entwickle Rückmeldemechanismen
  • Führe gemeinschaftlich Verbesserungen durch

 

Seminar: Kanban in der Praxis

Herzstück ist eine Tafel, das Kanban-Board. An diesem sind Status und somit auch der Fluss sichtbar. Es besteht aus mindestens 3 Spalten: „Aufgaben“, „in Bearbeitung“ sowie „erledigt“. Bei Bedarf kann das Kanban-Board auch weitere enthalten. Denkbar wären zum Beispiel die Spalten „Test“ und „Qualität“. Das Team schreibt jede einzelne Aufgabe des Projekts auf einen Zettel und heftet diesen in die Spalte „Aufgaben“. Der Leiter des Projekts legt fest wie viele Zettel sich jeder gleichzeitig nehmen darf – das vermeidet Multitasking. Auf dem Zettel mit einer Aufgabe vermerken die Mitarbeiter ihren Namen und eine Deadline. Am besten bekommt jeder im Team eine andere Farbe, das macht Zuordnen später leichter. Je nach Status wird der Zettel in eine Spalte geheftet. Somit ist der Stand des Projekts für jeden sichtbar.

 

Kurs in Leipzig: Die Fluss-Kontrolle

Das Kanban-Board zeigt: Wo staut sich die Arbeit? Welcher Kollege benötigt Hilfe? Wer hat gerade „Luft“? Dabei ist die zentrale Messgröße die Durchlaufzeit. Also wie lange braucht das Team für eine Aufgabe? Das optimiert den Workflow. Für große Projekte ist das Kanban-Board allerdings weniger geeignet, da zu viele Zettel auf der großen Tafel den Überblick mindern. Dieses Problem gibt es bei Scrum nicht, hier wird die Tafel nach jedem Sprint gelöscht.

 

 

Welche Software und Tools gibt es? Auch wenn Kanban und Scrum auf Zettel und Tafel setzen, läuft kein digitales Projekt ohne Projektmanagement Software. Es gibt eine Vielzahl an Tools für jedes Budget und jeden Bedarf. Eines davon ist Basecamp: Bei diesem Programm steht der rege Kontakt des Teams klar im Mittelpunkt. Dabei beschränkt Basecamp Projektmanagement auf Aufgaben, Termine, Notizen, File-Sharing und Diskussionen. Ebenfalls beliebt ist Trello. Dieses Tool erinnert stark an die Methode Kanban. Trello legt Aufgaben als Zettel an und sortiert diese in Spalten. Es ist einfach und intuitiv aufgebaut. Populär ist auch die App Asana. Die Besonderheit: Ähnlich wie wir es von Twitter oder Instagram kennen, folgt ein Mitglied eines Teams einer Aufgabe.

Die verschiedenen Methoden und Tools zeigen: DEN einen Königsweg für Ihr Projekt gibt es nicht. Unsere Seminare widmen sich darum auch anderen spannenden Themen des digitalen Wandels. Schreiben Sie uns!


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