Tagungsräume kann man vielfältig nutzen. Und die zahlreichen Vermieter bieten eine Vielzahl an unterschiedlichen Angeboten. Man kann sich einen Tagungsraum oder Seminarraum natürlich auch ausschließlich für die eigene Nutzung einrichten. Doch in beiden Fällen ist die Gestaltung und Ausstattung des Raumes entscheidend.

Um mit der Veranstaltung einen vollen Erfolg zu erzielen, sind viele Aspekte der Gestaltung und Ausstattung relevant. Die Größe des Tagungsraumes oder Workshopraum im Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer wirkt sich stark auf das Arbeitsklima aus. Zu große Räume sorgen für eine unangenehme Atmosphäre. Ist der Raum jedoch zu klein, steht unter Umständen nicht genügend Platz zum Arbeiten und Wohlfühlen zur Verfügung.

Das Material der Wände und Decke muss bewusst gewählt werden, damit die Akustik in dem Raum ideal ist. Die Verständlichkeit und Lautstärke wirken sich stark auf das Arbeitsklima aus. Dieses wiederum hat Einfluss auf die Lernbereitschaft und Leistung der Teilnehmer. Aber auch die Innenausstattung eines Tagungsraumes spielt eine wichtige Rolle. Dann wird es der perfekte Seminarraum. Als Wandfarbe sollte ein heller und freundlicher Farbton gewählt werden. Der Klassiker im Schulungsraum mit der Farbe “Weiß” ist empfehlenswert. Große Fenster sind allgemein sehr von Vorteil. Denn diese lassen den Raum größer und freier scheinen. Das daraus entstehende Raumklima wirkt sich positiv auf die Kreativität und Leistung der Teilnehmer aus. Außerdem darf der Raum wie auch andere Büroräume auch nicht zu voll stehen. Ein paar Pflanzen lassen den Tagungsraum jedoch gemütlicher aussehen.

Vermietet man seine Räumlichkeiten als Tagungsräume, sollte man die Wünsche und gestellten Voraussetzungen der Kunden beachten. Die Größe der Raumes muss zu der Teilnehmeranzahl passen. Meistens benötigt der Kunde auch eine bestimmte Aufstellung der Stühle und Tische. Wenn der er geplant hat, Gruppenarbeiten durchzuführen, sollte der Vermieter für Abgrenzungen im Raum (z.B durch Raumteiler im Meeting Room) oder sogar andere Nebenräume sorgen.

Außerdem gewinnt auch die moderne Medientechnik bei Präsentationen immer mehr an Bedeutung. Häufig sind große Bildschirme, Lautsprecher und Beamer notwendig. Die Lautsprecher müssen auf die Akustik im Raum abgestimmt  werden. Eine Internetverbindung sollte unbedingt sichergestellt sein. Aber auch Material zum Moderieren muss gegebenenfalls zur Verfügung stehen.

Als Vermieter empfiehlt es sich auch, Catering zur Verfügung zu stellen und sich gegebenenfalls um eine Garderobe, Toiletten und Waschräume zu kümmern. Es gibt sehr viele verschiedene Vermieter und daher auch sehr viele unterschiedliche Angebote an Tagungsräumen. Doch welche sind passende Konferenzräume für die Veranstaltung?

Bei der Wahl des Tagungsraumes muss der Mieter einige Kriterien beachten, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird, die Kosten aber trotzdem nicht zu hoch sind. Um die Anfahrts- und Abfahrtskosten so gering wie möglich zu halten, ist der Ort des Tagungsraumes entscheidend. Kommt der Großteil aller Teilnehmer nur aus einer Stadt, sollte der Standpunkt möglichst auch in dieser Stadt sein.